Mnogi ljudi koriste riječi tim i grupa naizmjenično, ali zapravo postoji niz razlika između njih u primjenama u stvarnom svijetu. Brojni tečajevi vodstva osmišljeni za korporativni svijet naglašavaju važnost izgradnje tima, a ne grupne izgradnje, na primjer. Snaga tima ovisi o zajedničkoj svrsi i međusobnoj povezanosti između pojedinih članova, dok snaga grupe može proizaći iz čistog volumena ili spremnosti da se izvršavaju naredbe jednog vođe.
Često je puno lakše formirati grupu nego tim. Ako ste, na primjer, imali sobu ispunjenu profesionalnim računovođama, mogli bi se grupirati prema spolu, iskustvu, područjima stručnosti, dobi ili drugim uobičajenim čimbenicima. Formiranje grupe na temelju određenog zajedništva nije osobito teško, iako učinkovitost skupina može biti varijabilna. Međuljudska dinamika grupe može varirati od potpune kompatibilnosti do potpune netolerancije, što bi moglo otežati izgradnju konsenzusa za vođu.
Tim, s druge strane, može biti puno teže formirati. Članovi se mogu birati zbog svojih komplementarnih vještina, a ne zbog jedne zajedničke stvari. Poslovni tim se može sastojati od računovođe, prodavača, direktora tvrtke i tajnice, na primjer. Svaki član ima svrhu i funkciju, tako da ukupni uspjeh ovisi o funkcionalnoj međuljudskoj dinamici. Obično nema toliko mjesta za sukobe kada radite zajedno na ovaj način.
Uspjeh grupe često se mjeri njezinim konačnim rezultatima, a ne nužno procesom kojim se dolazi do tih rezultata. Grupa može koristiti jednake dijelove rasprave, argumentacije i pritiska vršnjaka kako bi usmjerila pojedine članove prema konsenzusu. Sudski žiri bio bi dobar primjer skupine na djelu, a ne tima. Voditelj ima vodeću ulogu, pokušavajući pretvoriti 11 drugih mišljenja u jednu jednoglasnu odluku. Budući da se članovi žirija obično ne poznaju osobno, rijetko se pokušava izgraditi timska dinamika. Proces odlučivanja o presudi rezultat je grupne suradnje.
Za usporedbu, tim se ne oslanja na “grupno razmišljanje” da bi došao do svojih zaključaka. Tim za istraživanje nesreće bio bi dobar primjer dinamike tima u stvarnom svijetu. Svaki član je dodijeljen da ocijeni jedan aspekt nesreće. Vještak za rekonstrukciju mjesta nesreće, na primjer, ne mora se konzultirati sa vještakom za forenzičke dokaze. Članovi koriste svoje individualne sposobnosti kako bi došli do kohezivnog rezultata. Može postojati član tima koji radi kao moderator u procesu, ali ne nužno i određeni vođa.
Izgradnja grupe može doslovno potrajati samo nekoliko minuta, ali team building može trajati godinama. Pojedinačni članovi grupe često imaju mogućnost otići kada njihove usluge ili doprinos postanu nepotrebni. Odsutnost člana tima može ozbiljno ugroziti sposobnosti drugih članova za učinkovit rad, tako da nije neuobičajeno da pojedini članovi formiraju iznimno snažnu odanost timu kao cjelini. Elitna vojna postrojba kao što su US Navy SEALS ili Army Rangers mogla bi se smatrati primjerima team buildinga u svom najboljem izdanju.