Uloga recepcionara može igrati važnu ulogu u cjelokupnoj slici i atmosferi gotovo svakog posla. Kao prva kontaktna točka za klijente i kupce, recepcionar je često odgovoran za prvi dojam svake osobe koja uđe na vrata. Uloga recepcionara također može uključivati razne tajničke poslove koji zahtijevaju dobre organizacijske vještine, kao i informatičku pismenost i jake komunikacijske sposobnosti.
U mnogim je tvrtkama prednji ured ili recepcija postavljena tako da svi dolazeći posjetitelji kreću od recepcijskog stola. Rad kao dočekivač i početni kontakt za klijente i klijente glavni je dio uloge recepcionara, jer on ili ona mogu biti odgovorni za stvaranje pozitivnog prvog dojma. Dobre osobne vještine mogu pomoći recepcioneru da se predstavi kao prijateljski raspoložen, gostoljubiv i kompetentan. Budući da neki posjetitelji mogu doći već uznemireni ili uznemireni, obuka za upravljanje konfliktima također može biti vrlo korisna u ulozi recepcionara.
Sposobnost određivanja prioriteta i organiziranog rada ključna je za većinu poslova na recepciji. Mnogi recepcionari imaju zadatak da vode evidenciju tvrtke i sustave arhiviranja, održavaju dnevne rasporede za VIP osobe u tvrtki i osiguravaju da se održava odgovarajući lanac zapovijedanja. Dobar recepcionar mora biti sposoban brzo procijeniti potrebe svake osobe ili problem koji se pojavi na njegovom ili njezinom stolu i pobrinuti se da se problemi rješavaju na najučinkovitiji način. Dobro organiziran recepcionar pomaže da posao teče glatko, osiguravajući da se pravi problemi šalju na pravi odjel.
Računalne vještine često igraju važnu ulogu u ulozi recepcionara. U mnogim poslovima, recepcionar mora biti sposoban voditi računalne programe za vođenje evidencije, naplate i plaćanja te unos podataka specifičnih za posao. Mnogi su također odgovorni za čitanje i razvrstavanje e-pošte tvrtke, tipkanje ili prepisivanje pisama i upravljanje online sustavima arhiviranja. Recepcionar s jakim računalnim vještinama i sveobuhvatnim poznavanjem svih potrebnih računalnih programa može pomoći u poboljšanju točnosti evidencije tvrtke i učinkovitosti svakodnevnih poslova tvrtke.
Budući da recepcionar često služi kao kanal između svih grana poslovanja, ali i javnosti, njegova ili njezina uloga naravno zahtijeva izvrsne komunikacijske vještine. Zaposlenici tvrtke često se mogu zateći na recepciji radi informacija o određenom pitanju ili klijentu, budući da on ili ona imaju izravan kontakt s gotovo svim klijentima i osobljem tvrtke. Iako je važno da recepcionar služi kao točan izvor informacija, za ulogu recepcionara također je ključno da razumije politiku privatnosti i zakone o otkrivanju podataka. Recepcionari moraju biti u mogućnosti biti diskretni kada ih se pita o pitanjima o kojima ne mogu razgovarati, a da pritom zadrže prijateljsko ponašanje.