Uloga tehnologije u poslovnoj komunikaciji uključuje činjenicu da može pomoći poduzeću da poveća profit korištenjem tehnologije kao kanala za dosezanje šire publike. Tehnologija također može pomoći tvrtkama u uštedi novca dajući im opcije koje pomažu smanjiti novac koji moraju potrošiti na artikle poput pošte i povezanih materijala. Daljnja uloga tehnologije u poslovnoj komunikaciji također uključuje činjenicu da poduzeću omogućuje korištenje stavki poput automatiziranih komunikacijskih sustava i daje im priliku da neke od svojih komunikacijski orijentiranih zahtjeva za radnom snagom prebace na vanjski izvor, štedeći novac u tom procesu.
Jedna od uloga tehnologije u poslovnoj komunikaciji je činjenica da poduzeću daje platformu za dopiranje do raznolikije publike, uz manje napora nego što bi to bilo moguće uobičajenim kanalima poslovne komunikacije. Na primjer, korištenje e-pošte omogućuje tvrtki da trenutno dođe do kupaca u različitim kutovima svijeta. Na taj način mogu širiti bilo koju vrstu informacija koje žele samo jednim klikom miša. To je suprotno vrsti napora koji bi zahtijevao slanje pisama takvim klijentima ili pokušaje nazvati ih. Za multinacionalne tvrtke, ovo je još važnije zbog činjenice da pojednostavljuje proces dosezanja do međunarodnih kupaca, a da čak i ne pribjegava usmjeravanju informacija kroz podružnice.
Važnost tehnologije u poslovnoj komunikaciji je činjenica da omogućuje tvrtkama da promoviraju svoje proizvode i usluge, čak i uz ograničeni budžet. To se može postići oglašavanjem različitih proizvoda na web stranici tvrtke, izdvajanjem oglasnih mjesta na internetu i drugim oblicima tehnološki vođenih komunikacijskih metoda. Tvrtka također može uštedjeti novac kroz proces korištenja tehnologije za praćenje marketinga, promocija i drugih vrsta aktivnosti, putem značajki kao što su online ankete o određenom proizvodu ili općim uslugama koje takva tvrtka pruža.
Što se tiče usluga za korisnike, korištenje tehnologije u poslovnoj komunikaciji omogućuje tvrtki korištenje automatiziranih sustava u komunikaciji s kupcima i klijentima na prvoj liniji. U tom smislu, automatizirani sustavi su unaprijed snimljeni s odgovorima na uobičajene vrste informacija koje kupci često najviše traže. Takvi će kupci biti preusmjereni na stvarne predstavnike korisničke službe samo kada se na informacije koje traže ne mogu odgovoriti na ovaj način.