U poslovanju, kapitalni izdaci su velika upotreba gotovine za stavku ili projekt za koji tvrtka očekuje da će dodati vrijednost poslovanju u budućnosti. U većini slučajeva, kapitalni izdaci potpadaju pod proces kapitalnog proračuna tvrtke. Važnost kapitalnog proračuna je osigurati da tvrtka ima sposobnost da plati novu stavku ili projekt bez odsijecanja sredstava za druge tekuće poslovne aktivnosti. Odjel za korporativne financije ili menadžerske računovođe izvori su koje tvrtka može koristiti za izračun troškova i potencijalnih prihoda u okviru postupaka kapitalnog proračuna. Tri aktivnosti spadaju u važnost kapitalnog proračuna: utvrđivanje troškova za nove prilike, stvaranje kapitalnog proračuna i pronalaženje izvora vanjskih izvora, ako je potrebno.
Troškovi novih stavki, projekata ili prilika općenito su, između ostalog, u fokusu odjela korporativnih financija i menadžerskih računovođa. Važnost kapitalnog proračuna u identificiranju troškova za nove prilike je osigurati da tvrtka neće žrtvovati uspješno poslovanje za potencijalno neprofitabilne. Troškovi mogu varirati od projekta do projekta i uključuju stavke kao što su izravni materijali, rad i nova dugotrajna sredstva za dovršenje aktivnosti povezanih s novom prilikom. Nakon što tvrtka ima sve povezane troškove s projektom, može pregledati potencijalni prihod koji može doći od nove poslovne prilike. Pregled troškova u odnosu na prihod sljedeća je faza u ulozi kapitalnog proračuna.
Stvaranje kapitalnog proračuna za svaki novi projekt ili priliku je srž kapitalnog proračuna. Važnost kapitalnog proračuna ovdje je gledati na krajnji rezultat za svaki projekt, a ne na nematerijalna ulaganja za svaki. Proračun obično uključuje redak za svaki trošak za početak projekta, s ukupnim svim troškovima na dnu. Zatim, tvrtka može navesti sva trenutna sredstva koja poduzeće ima na raspolaganju za pokretanje novih projekata. U nekim slučajevima, tvrtka možda neće financirati projekt u potpunosti kroz interna sredstva, ostavljajući neka sredstva potrebna iz vanjskih izvora.
Vanjska sredstva su gotovo uvijek neophodna u kapitalnom proračunu. Razlika između očekivanih početnih troškova i internih sredstava dodijeljenih za projekt predstavlja iznos potrebnih sredstava iz duga ili kapitala. Važnost kapitalnog proračuna ovdje je pronaći izvore vanjskih sredstava koji imaju najnižu cijenu kapitala. Niske kamatne stope na dug i kapital čine kapitalne izdatke profitabilnijim. To je važno za tvrtke koje započinju nove projekte.