Zadržavanje podataka odavno je važno za dobrobit bilo koje vrste poslovanja. U prošlim vremenima to je značilo održavanje arhive papirnatih dokumenata koji su se mogli dohvatiti kada i prema potrebi, često čuvanje tih zapisa desetljećima prije nego što ih odbacite. Danas je elektroničko zadržavanje podataka olakšalo zadatak, što je sretna okolnost jer je čuvanje dokumenata važnije nego ikad ako tvrtka želi zaštititi svoje interese i interese svojih kupaca.
Postoji niz različitih vrsta dokumenata koji bi trebali biti uključeni u bilo koju vrstu programa za zadržavanje podataka. Sva elektronička komunikacija, osobito e-pošta i datoteke zaštićene lozinkom i drugi dokumenti, bitni su za proces zadržavanja. Uz elektroničku korespondenciju, sve vrste sporazuma, ugovora ili drugih dokumenata koji uključuju pravne zahtjeve tvrtke ili za tvrtku moraju se zadržati čak i nakon što su ti dokumenti zamijenjeni novijim verzijama. Kao i u prošlosti, papirnati dokumenti kao što su računi i evidencije kupaca, prijave zaposlenika i sadržaj dosjea osoblja, te zdravstveni podaci također se moraju arhivirati na učinkovit način.
Jedan od najvažnijih razloga za stvaranje i održavanje solidnog programa za zadržavanje podataka odnosi se na pravna pitanja. Jednostavno rečeno, svaki dokument koji ima veze s poslovanjem mogao bi sadržavati informacije koje bi pomogle poslovanju u slučaju tužbe. Spremljena dokumentacija olakšava rekonstrukciju relevantnih događaja i vremenskih rokova te dokazivanje izjava službenika tvrtke o tome što su radili, a što nisu u vezi s tim pravnim pitanjem. Pod pretpostavkom da je program čuvanja podataka temeljit, učinkovito arhiviranje dokumenata moglo bi uštedjeti poduzeću mnogo vremena i novca s bilo kojom vrstom pravnih radnji, uključujući pitanja u vezi s porezima, incidente koji uključuju zaposlenike ili ugovore s klijentima.
Uz pružanje informacija koje bi mogle biti ključne u rješavanju pravnog pitanja, dobre navike čuvanja podataka također nude mogućnost pružanja vrhunske podrške korisnicima. Sposobnost praćenja događaja koji su se dogodili godinama prije s određenim klijentom može utrti put za upravljanje problemom koji je danas došao u prvi plan ili možda pružiti inspiraciju za neki novi proizvod ili uslugu koja može biti privlačna više od jednog klijenta. Mogućnost sastavljanja izvješća iz arhiviranih podataka može omogućiti prepoznavanje trendova i potaknuti ideje koje inače nikada ne bi bile očite. Iz ove perspektive, zadržavanje podataka nije samo stvaranje i održavanje zapisa o prošlosti, već i stvaranje resursa koji može pomoći u poboljšanju izgleda poslovanja u budućnosti.