Administrativni pomoćnik može imati mnogo različitih dužnosti u uredskom okruženju, ovisno o brojnim čimbenicima uključujući veličinu ureda i broj drugih zaposlenika. Međutim, mnoge dužnosti administrativnog pomoćnika iste su u svim okruženjima. To će uključivati, na najosnovnijoj razini, pomoć vašem poslodavcu u svakodnevnim uredskim zadacima.
Dužnosti administrativnog pomoćnika obično uključuju takve zadatke kao što su odgovaranje na telefone i prijenos poziva, dogovaranje termina, odgovaranje na pitanja, pozdravljanje kupaca ili klijenata kada stignu u ured i održavanje izgleda ureda čistim i urednim. Ostale dužnosti mogu uključivati popunjavanje ili pripremu dokumenata, arhiviranje dokumenata, razvrstavanje pošte i vođenje evidencije. Administrativni pomoćnici općenito uvijek moraju biti vješti s raznim softverima za obradu teksta i proračun, tako da su općenito potrebne dobre računalne vještine, zajedno sa sposobnošću tipkanja najmanje 50 riječi u minuti.
Administrativni pomoćnik je općenito prva osoba koju će većina ljudi vidjeti kada uđu u ured, stoga je važno biti prijateljski raspoložen, ljubazan i profesionalan. Diskrecija i poštovanje su druge važne osobine ličnosti. Administrativni pomoćnik komunicira s mnogim ljudima tijekom dana kada prihvaća pozive, šalje važne dokumente ili pakete ili pomaže klijentima, tako da je sposobnost obavljanja više zadataka ključna. U većem uredskom okruženju može biti potreban veći broj dužnosti administrativnog pomoćnika.
Neki od ovih dodatnih zadataka mogu uključivati nadzor nad drugim zaposlenicima, koordiniranje i vođenje sastanaka osoblja, održavanje uredskog proračuna, uzimanje inventara i naručivanje uredskog pribora te osiguravanje da su svi potrebni zadaci dovršeni na vrijeme. Administrativni pomoćnik također može biti odgovoran za zapošljavanje i obuku novog uredskog osoblja, te održavanje rasporeda za druge u uredu. Od administrativnih pomoćnika također se može tražiti da nauče nositi se sa zadacima specifičnim za industriju za poslodavce kao što su odvjetnička društva, zdravstveni uredi ili bankarstvo.
Dobar administrativni pomoćnik bit će onaj koji može žonglirati s višestrukim dužnostima administrativnog pomoćnika, a pritom se pobrinuti da sav posao bude dovršen na vrijeme. Neki administrativni pomoćnici su opći pomoćnici za cijeli ured, dok su drugi specijalizirani za određena područja, kao što su financije ili marketing. Karijera administrativnog pomoćnika može biti unosna i isplativa, te općenito nudi mnoge pogodnosti kao što su zdravstvene beneficije i relativno stabilno radno vrijeme. Administrativni pomoćnik može raditi puno ili skraćeno radno vrijeme, ovisno o potrebama ureda.