Kada se planiranje održavanja ne provodi učinkovito, može rezultirati velikim količinama izgubljenog vremena i novca za proizvodnju. Dužnost je planera održavanja razviti metode za sprječavanje prekomjernog otpada. Jedan od načina na koji se to može učiniti je da se planeri održavanja prisjete koje su njihove odgovornosti. Također bi trebali razviti potpune narudžbe za usluge i održavati dobre povijesne datoteke.
Iskustvo pokazuje da planiranje održavanja može imati jedan od najvećih učinaka na proračun tvrtke. Mnogi upućeni u industriju primijetili su da čak i kada su zaposleni planeri održavanja, proračuni su još uvijek prečesto negativno pogođeni. Jedan od primarnih razloga za to je zato što su planeri održavanja obično zauzeti poslovima koji nisu njihovi.
Učinkovito planiranje održavanja općenito zahtijeva osobu koja je angažirana i usredotočena na svoje dužnosti. Planiranje na način koji smanjuje otpad nije jednostavan zadatak. Od osobe je potrebno mnogo istraživanja, procjene i izračunavanja. Također uključuje komunikaciju i koordinaciju s drugima. Ovaj posao može postati neodoljiv kada se preuzmu nepovezane dužnosti, kao što je planiranje održavanja ili nadzor.
Planiranje održavanja je nešto što treba napraviti unaprijed. Ne planira se čekati dok ne dođe do kvarova ili većih kvarova. To rezultira gubitkom kontrole koji može biti skupo. Umjesto toga, bolja metoda je imati planove koji gledaju unaprijed barem godinu dana, ako ne i 18 mjeseci. Priprema planera održavanja trebala bi biti prikazana solidnim nalogom za servis, učinkovitim rasporedom isključivanja i kompetentnim datotekama povijesti.
Servisni nalog može se smatrati solidnim ako sadrži sve što treba priopćiti svima koji će biti uključeni u budući posao održavanja. Ovaj dokument mogu vidjeti više rukovodstvo, tehničari i računovođe. Stoga, posao koji se očekuje da će biti obavljen treba biti jasno ocrtan. Potrebno je uključiti materijale potrebne za završetak posla. Dodatno, treba uključiti stavke kao što su skice, zapisnici problema i posebne upute.
Raspored zatvaranja važan je u slučajevima kada se postrojenje ili osnovna oprema moraju zatvoriti na određeno vrijeme. Planer održavanja trebao bi biti u stanju napraviti obrazovana nagađanja o tome koliko će to razdoblje trajati. Također bi trebao navesti sve projekte održavanja koje treba obaviti tijekom tog vremena. Njegovo planiranje treba uključivati kako će se koristiti radna snaga kako ne bi došlo do otpada u tom smislu.
Mnoge procjene učinjene tijekom planiranja održavanja trebale bi se oslanjati na datoteke povijesti. Ovi dokumenti trebaju dati detaljne detalje o povijesti cjelokupne opreme. To može uključivati bilo kakve obrasce održavanja ili tekuće probleme. Ove bi datoteke također trebale biti u mogućnosti pružiti temelj za nagađanja i istraživanja u vezi s duljinom i troškovima održavanja.