Upravljanje ugovorima je užurban proces koji zahtijeva pažnju na detalje i sposobnost obrade informacija iz različitih dijelova projekta kako bi se osiguralo ispunjenje zahtjeva ugovora. Neke od najboljih strategija koje koriste uspješni menadžeri ugovora mogu se sažeti kao sistematizirati, pratiti, procijeniti i prepoznati (STAR). Korištenje nekih od strategija koje spadaju u ove kategorije pojednostavit će administraciju i pomoći upravitelju ugovora da izbjegne najočitije zamke.
Menadžeri bi trebali sistematizirati administraciju ugovora. Ili stvorite jedinstveni sustav koristeći prilagođenu bazu podataka za rukovanje detaljima ili kupite komercijalni softverski paket za upravljanje ugovorima. Sva relevantna dokumentacija treba biti podnesena u elektroničkom obliku i u tiskanom obliku. Pronađite udoban način povezivanja kontakata i korespondencije s odgovarajućim ugovorom. Cilj je stvoriti ponovljiv proces za administraciju ugovora koji se može koristiti u različitim okolnostima i od strane različitih ljudi.
Prekretnice, rezultate i troškove treba posebno pratiti. Ove tri kategorije su srž upravljanja ugovorima. Prekretnice treba zabilježiti kao događaje u kalendaru s upozorenjima koja će ih imati na umu. Isporuke treba definirati i pratiti korištenjem sustava izvješćivanja koji prikuplja informacije od zaposlenika koji rade na projektu i sintetizira ih u pisani dokaz da je rezultat ispunjen. Troškove treba pratiti i uskladiti s proračunom projekta što je češće moguće.
Također je važno izvršiti osobnu procjenu statusa projekta u odnosu na ugovor. Uspostavljanje bliskih odnosa s voditeljem projekta i najvažnijim zaposlenicima koji su dodijeljeni ugovoru može ih učiniti više uključenim kako bi bili istiniti o statusu posla. Također je potrebno izvršiti posjete gradilištu kako bi se osigurala metoda potvrđivanja statusa projekta. Profesionalna i dosljedna komunikacija sa svim dionicima na projektu, posebno s višim menadžmentom i kontaktima s klijentima, pomoći će osigurati da svi imaju jasno razumijevanje statusa projekta. Obično je korisno izraditi ažuriranje projekta ili bilten koji se redovito distribuira.
Svi projekti imaju sposobnost da izađu iz tračnica, a ključ je prepoznati to prije nego što se dogodi. Uz dobar sustav upravljanja ugovorima, počet će se pojavljivati crvene zastavice u vezi s prekretnicama, rezultatima i troškovima. Ako su odnosi s linijskim osobljem jaki, tutnjava o problemima na terenu će curiti. Bilo kakve nedoumice treba razraditi u redovnoj komunikaciji, a menadžment bi trebao biti informiran. Svi ugovori imaju proceduru za rješavanje nepredviđenih okolnosti, a zahtjeve za izmjenom ugovora treba podnijeti prije nego što nastupi kriza.