Prijedlozi su poslovni dokumenti koji se obično koriste u jednu od dvije svrhe. Često se prijedlog priprema kao odgovor na upit potencijalnog kupca. U drugim slučajevima, dokument se priprema kako bi se poslovna ideja predstavila nekome tko je u poziciji ponuditi financiranje ili drugu podršku. U oba slučaja, postoji temeljni skup smjernica za prijedlog koji će uvijek povećati šanse za dobivanje pozitivnog odgovora na dokument.
Kada potencijalni kupac izda službeni Zahtjev za ponudu ili RFP, velik dio posla već je obavljen unaprijed. RFP će vam reći koji podaci moraju biti uključeni u prijedlog prije nego što se razmotri. U mnogim slučajevima, RFP će također diktirati kako se ti podaci prezentiraju i slažu. Korištenje teksta i pojmova u RFP-u znatno će olakšati dizajniranje predloška prijedloga koji će impresionirati primatelja i povećati vaše šanse za zaradu u poslovanju.
Smjernice za prijedlog također nalažu da tekst vašeg prijedloga bude jasan i precizan. Želite prenijeti glavne ideje prijedloga na što izravniji način. To će svesti na najmanju moguću mjeru šanse da netko tko čita gotovi format prijedloga izgubi interes na pola puta i prijeđe na prijedlog koji je podnijela vaša konkurencija. Izbjegavajte korištenje slenga ili tehničkih izraza osim ako smjernice za prijedloge sadržane u RFP-u izričito ne dopuštaju glagoljivanje ove vrste.
Uz jasnoću, pravilan pravopis i interpunkcija iznimno su važni za uspjeh prijedloga. Prečesto se inače briljantan prijedlog odbacuje, jednostavno zato što pogreške u tekstu otežavaju čitanje. Smjernice za prijedlog zahtijevaju da se dokument temeljito provjeri na bilo koju vrstu pravopisnih ili interpunkcijskih pogrešaka prije nego što se prijedlog ikad podnese.
Kada RFP ne navodi elemente kao što su korištenje vizualnih elemenata ili uključivanje naslovne stranice, opće smjernice za prijedlog zahtijevaju da se ove vrste dodataka dodaju u gotov dokument. Clip art, logotipi, tablice i druge slike pomažu da se razbije oštar izgled teksta, pružajući osvježenje za oko dok se dokument čita. Međutim, razborito koristite vizualne elemente. Ako ih umetnete bez ikakvog razloga, zapravo će naštetiti učinkovitosti vašeg prijedloga, budući da će se drugi pitati što pokušavate sakriti iza svog tog pretjeranog ukrašavanja prozora.
Slijeđenje osnovnih smjernica za prijedlog uvelike će povećati potencijal vašeg gotovog dokumenta da postigne željeni cilj. Ako vam nije dostavljen službeni Zahtjev za prijedlog i nemate pojma odakle početi, upotrijebite uzorke prijedloga da biste dobili neke općenite ideje kako dalje. Uz malo vježbe, uskoro ćete moći pripremiti prijedlog koji je točan, čitljiv, dobro organiziran i vrlo vjerojatno da će vam pomoći da dobijete posao ili podršku koju tražite.