Obračun nadoknade je postupak podnošenja zahtjeva putem kojeg podnositelj zahtjeva prima novčanu naknadu za troškove koje je platio. Nadoknadu je tradicionalno obavljao financijski odjel tvrtke, ali kako se obim posla povećavao, obrada se promijenila. Poboljšanje je postignuto tijekom određenog vremenskog razdoblja povjeravanjem zadaće službama za nadoknadu troškova, specijaliziranoj podružnici koju čine visoko obučeni pojedinci. Takva služba mora biti svjesna različitih postupaka i zakonskih zahtjeva uključenih u naplatu naknade, tako da može funkcionirati kao neovisno tijelo odvojeno od odjela financija ili čak od same tvrtke.
Postupak naplate nadoknade pokreće se kada podnositelj zahtjeva podnese obrazac kojim traži naknadu. Ovaj zahtjev mora biti u skladu s formatom koji je priznat i odobren od strane tvrtke i vladinih agencija da bi se smatrao zakonitim. Dodatni zahtjevi pri podnošenju zahtjeva su ispravna dokumentacija i točnost podataka. Kako bi se osigurala brza nadoknada sredstava, svi troškovi spomenuti na računu obično se prvo pretvaraju u univerzalne kodove za nadoknadu kako bi se olakšalo tumačenje.
Kada se naplata nadoknade primjenjuje unutar medicinskog područja, obavlja specijalizirana agencija poznata kao medicinski tehničar za naknadu troškova. Opis posla takve osobe podrazumijeva provjeru svih aspekata zahtjeva koji se odnose na osiguranje, kao što su upis, provjera i autorizacija. Ostale povezane funkcije uključuju aktivnosti kao što su zakazivanje, kodiranje, naplata i usklađivanje iznosa tijekom prikupljanja. Zahtjeve za naplatu naknade obično podnose osiguravajuća društva, a podnesci se mogu izvršiti online, poštom ili čak faksom. Alternativno, tvrtke također imaju mogućnost unajmiti usluge slobodnog medicinskog stručnjaka za naplatu.
Jedan od najvažnijih aspekata naplate povrata je praćenje dužnika jer je to jedini način da se spriječi da potraživanje postane ozbiljno delinkventno ili nenaplativo. Prilikom pripreme zahtjeva, obično je standardno dati prioritet većim zahtjevima i podvrgnuti ih provjeri potvrde kako bi se mogle identificirati tehničke pogreške i druge vrste loše transkribiranih informacija. Sukladno tome, podneske podnesene nakon ispravljanja pogrešnih pogrešaka često može biti mnogo teže prikupiti, osobito ako je istekao lokalni rok zastare prava na građansku tužbu. Tijekom cijelog procesa naplate naknade, postoje stalne prepreke koje agenti moraju prevladati kako bi osigurali da tvrtka nema ove vrste problema.