Postoji pet glavnih prednosti DBMS-a ili sustava upravljanja bazama podataka: struktura podataka, kontrola autorizacije, brzina obrade, modularni razvoj i neovisna funkcionalnost sigurnosnog kopiranja. DBMS je računalni softver koji upravlja organizacijom i pristupom podacima u bazi podataka.
DBMS omogućuje pohranjivanje velikih količina podataka na najučinkovitiji mogući način. Podaci se pohranjuju u popise neovisnih informacija. Dodatni skupovi podataka mogu se dodati u bilo kojem trenutku. Odnosi između skupova podataka definirani su u DBMS-u i mogu se mijenjati bez utjecaja na podatke.
Na primjer, jednostavna baza podataka ima tri tablice: nazive automobila, veličine motora i kapacitet sjedala. Izvješća ili upiti mogu se kreirati za pristup tim tablicama i njihovo povezivanje na logičan način. Šest mjeseci kasnije može se dodati još jedna tablica s popisom sigurnosnih ocjena. Ove se tablice mogu ažurirati neovisno, bez utjecaja na već stvorena izvješća. Sustav upravljanja bazom podataka može se programirati za pokretanje različitih upita ili izvješća za dohvaćanje određenih podataka.
Vrlo je uobičajeno imati različite razine pristupa ugrađene u sustav baze podataka, a DBMS to čini vrlo lakim za upravljanje. Pristup se može definirati na razini tablice podataka. Ako korisnik nema pristup određenoj tablici, ne može pokrenuti nijedan upit koji koristi podatke iz te tablice. Kontrolu na ovoj razini je lako održavati i poželjnije je od postavljanja pristupa na razini pojedinačnog izvješćivanja.
Brzina obrade i odziv računalnog sustava puno je bolji kod DBMS-a nego kod linearnog računalnog programa. Uobičajene funkcije, poput brojanja, zbrajanja i izračuna, programiraju se na razini DBMS-a. U DBMS-u, programi za ažuriranje, izvješćivanje i pohranjivanje informacija postavljeni su na razini sustava.
Svaki dio sustava može ponovno koristiti kod iz drugog odjeljka ili modula. Na primjer, podaci o zalihama mogu se pohraniti i održavati u modulu koji je potpuno odvojen od podataka o prodaji. Međutim, upiti se mogu napisati za kombiniranje informacija iz ova dva modula bez potrebe za promjenom strukture baze podataka. To pretpostavlja da su oba modula u istom sustavu upravljanja bazom podataka.
DBMS pružaju zasebnu arhitekturu za podatke i logiku programiranja. Ovo razdvajanje omogućuje upravitelju baze podataka da sigurnosno kopira samo podatke na jedan tvrdi disk, a programiranje na drugi. Ako hardver ne uspije za bilo koji sustav, moguće je preusmjeriti programski poslužitelj da koristi podatke iz sigurnosne kopije i obrnuto.