Prilikom uspostavljanja nove uredske lokacije obično se uzima u obzir ideja zakupa uredskog namještaja. Zapravo, postoji nekoliko prednosti zakupa različitih vrsta uredskog namještaja. Istodobno, postoji i nekoliko nedostataka koje treba pomno razmotriti prije nego što odlučite da bi leasing namještaja bio najrazboritija opcija.
Jedna od glavnih prednosti leasinga uredskog namještaja je da nema potrebe za apsorbiranjem velikih troškova kupnje namještaja za novi ured. To je posebno važno za mala poduzeća koja posluju s relativno niskim protokom novca i imovine. Često potreba za utvrđenim kreditnim rejtingom nije ključni čimbenik kod tvrtki koje daju kratkoročne ugovore o najmu uredskog namještaja, što znači da se ne čeka na odobrenje kredita. Poduzećima koja tek počinju s radom ovaj bi atribut mogao biti posebno privlačan.
Još jedna prednost leasinga uredskog namještaja je da vlasnici poduzeća mogu promijeniti izgled ureda kada i prema potrebi. Na primjer, vlasnik tvrtke može uspostaviti pozivni centar s određenom vrstom radne stanice. U roku od nekoliko mjeseci posao je narastao i postoji potreba za dodavanjem radnih stanica u uredsko okruženje. Umjesto rada oko stanica koje su već postavljene, iznajmljeni namještaj se jednostavno vraća i vlasnik odabire drugačiji dizajn ili konfiguraciju radnih stanica koje bolje odgovaraju trenutnim okolnostima tvrtke.
Uz prednosti leasinga uredskog namještaja, postoje i neki potencijalni nedostaci. Otkupne cijene za iznajmljeni namještaj ponekad mogu biti previsoke. To znači da ako vlasnici poduzeća na kraju utvrde da je namještaj idealan za dugoročnu upotrebu, konačni rezultat može biti značajan. Također treba biti oprezan pri iznajmljivanju uredskog namještaja, budući da neke tvrtke za najam i iznajmljivanje nude namještaj koji ne bi trebao trajati više od nekoliko godina.
Uvjete i odredbe ugovora o najmu također treba pažljivo proučiti, jer mogu postojati kazne ili drugi troškovi za štetu iznad uobičajenog trošenja ili posebne naknade koje se primjenjuju ako se namještaj vrati unutar određenog vremenskog razdoblja nakon isporuke. Kada iznajmljujete uredski namještaj, uvijek odvojite vrijeme da odredite kvalitetu namještaja i provjerite jesu li uvjeti ugovora o leasingu pravedni. Na taj način će se minimizirati potencijal za kasnije probleme u odnosu s leasing agentom.