Različiti oblici poslovne komunikacije pružaju tvrtkama i poduzetnicima načine za poboljšanje produktivnosti i učinkovitosti. Stvaranje poticajnog timskog okruženja i mogućnost zadovoljavanja internih i vanjskih potreba kupaca samo su neke od prednosti poslovne komunikacije. Osim toga, učinkovita interakcija u poslovnom okruženju također može pomoći u kontroli troškova i povećanju dobiti.
Poslovna komunikacija obično ima nekoliko oblika, uključujući verbalne, elektroničke i pisane poruke. Verbalna komunikacija može se odvijati telefonom ili osobno tijekom sastanaka i neobaveznih interakcija. Elektronička komunikacija uključuje e-poštu, razmjenu trenutnih poruka i interakcije na web stranici. Često je pisana komunikacija primarna vrsta koja pada na pamet kada se govori o različitim oblicima poslovne komunikacije. Uključuje tiskane materijale, poput službenih pisama, oglasa i internih dopisa.
Poboljšana produktivnost jedna je od glavnih prednosti poslovne komunikacije. To se povećava kada zaposlenici na svim razinama, od izvršnog menadžmenta do radnika na nepuno radno vrijeme, učinkovito komuniciraju. Takve uspješne interakcije osiguravaju da svaki zaposlenik razumije uloge i odgovornosti povezane s njegovim položajem. Osim toga, učinkovita komunikacija u poslovnom okruženju omogućuje razmjenu ideja i povratnih informacija vezanih za poboljšanje učinka. To se obično događa kroz redovito zakazane preglede učinka i sastanke tima.
Poticanje timskog okruženja za podršku još je jedan od mnogih prednosti poslovne komunikacije. Različiti oblici diskursa, uključujući verbalne i pisane poslovne interakcije, pomažu zaposlenicima u zajedničkom radu kako bi postigli ciljeve tima, odjela i tvrtke. Obično verbalna komunikacija omogućuje razmjenu ideja, dok pisana komunikacija pruža okvir za razvoj tima i procedure.
Prednosti poslovne komunikacije protežu se i na interne i vanjske kupce. Internim korisnicima svi oblici poslovne komunikacije pomažu u dijeljenju informacija i omogućuju svakom odjelu i zaposleniku da zatraže podatke potrebne za uspjeh. Vanjski kupci imaju koristi na mnogo načina, uključujući mogućnost lociranja važnih informacija na web stranicama tvrtke i mogućnost razgovora s dobro obrazovanim i obučenim stručnjacima za korisničku podršku.
Kontrola troškova i povećanje dobiti možda su neke od prednosti poslovne komunikacije o kojima se najviše raspravlja. Kada se uspješno koristi, komunikacija smanjuje mogućnost da će se napori duplicirati u cijeloj organizaciji, što rezultira uštedom troškova. Omogućavanje zaposlenicima sredstava elektroničke komunikacije također može dodatno smanjiti potrebu za formalnim pisanim materijalima, što često dovodi do dodatnih ušteda. Ne samo da poslovna komunikacija može smanjiti troškove, već može i povećati profit. Izrada reklama koje šalju jasnu poruku kupcima može pomoći privlačenju kupaca i smanjiti potrebu za redizajniranjem cijele marketinške kampanje zbog loše komunikacije.