Pojam računovodstva fondova odnosi se na sustav vođenja financijskih zapisa koji se usredotočuje na to kako organizacija koristi svoje financije. Računovodstvo fondova naglašava odakle novac dolazi i kako se troši, s fokusom na odgovornost, a ne na profitabilnost. Neprofitne grupe i vladine agencije često koriste ovu vrstu sustava financijskog izvješćivanja, također poznatog kao neprofitno računovodstvo ili državno računovodstvo.
Mnogi računovodstveni sustavi pokazuju profitabilnost, odnosno koliko novca tvrtka zarađuje. Računovodstvo fonda naglašava kako umjesto koliko. Ova vrsta izvješćivanja baca svjetlo na primanje i trošenje novca tijekom određenog vremenskog razdoblja. Sredstva koja koriste neprofitna ili vladina agencija često dolaze s ograničenjima i pravilima o tome kako se novac može potrošiti. Korištenje računovodstva fondova daje detaljnu sliku dolaznih i odlaznih financija organizacije.
Jasnoća je jedna od glavnih prednosti računovodstva fondova, jer ovaj sustav ilustrira važne detalje o potrošnji organizacije. Vlada i agencije za posebne usluge često daju novac neprofitnim organizacijama u obliku bespovratnih sredstava ili drugih donacija. Ova sredstva obično imaju specifičnu svrhu i propise o tome kako se novac može koristiti. Protuzakonito je da organizacija zlorabi vladu ili donira novac namijenjen za određenu funkciju. Neprofitno računovodstvo nudi način da se identificiraju određena sredstva i prati kako se koriste.
Neprofitno računovodstvo kreira različite račune koji definiraju namjenu određenog iznosa novca. Ovaj sustav odvaja zapise za određena sredstva koja se mogu pratiti kako bi se vidjelo kako i gdje se novac troši. To olakšava izvornom izvoru sredstava prikupljanje informacija. Izvješća koja koriste državno računovodstvo također mogu otkriti bilo kakvu zlouporabu bespovratnih sredstava ili drugih doniranih sredstava. To je posebno važno za neke ustanove socijalne skrbi.
Kao i kod drugih sustava izvješćivanja, računovodstvo fondova može otkriti financijsko zdravlje poduzeća. Detalji o ulaznim i odlaznim sredstvima pružaju uvid u upravljanje i učinak tvrtke. Organizacija dobiva pristup fiskalnim informacijama kada se računi vode odvojeno, putem neprofitnog računovodstva. Financijska izvješća su komunikacijski alat koji govori vanjskom svijetu kako stvari idu i kako se novac koristi.
Računovodstvo fondova također može pomoći u proračunu. Ova vrsta financijskog izvješćivanja razdvaja i sažima različite financijske račune, nudeći vrijedan uvid u obrasce kako organizacija koristi novac. To pomaže u određivanju budućih financijskih potreba i pruža pojedinosti o tome kako bi ta sredstva trebala biti isplaćena unutar agencije. Izvješća generirana pomoću računovodstva fondova također pomažu organizaciji da vidi gdje bi trebala tražiti novac za buduće pothvate.