Postoji nekoliko prednosti upravljanja znanjem (KM) ako se učinkovito provodi i održava. Općenito, može pomoći organizaciji da na najbolji način iskoristi svoje prikupljeno znanje. Specifične prednosti upravljanja znanjem uključuju smanjenje izgubljenih resursa, veće zadovoljstvo kupaca, bolju sposobnost natjecanja na tržištu i povećanu učinkovitost u planiranju budućnosti. Kako točno KM može utjecati na određenu organizaciju ovisi o tome postoji li opći fokus ili je napor usmjeren na određena područja kao što su ekologija, tehnologija ili organizacijski dizajn.
Jedna od primarnih prednosti upravljanja znanjem je bolje korištenje svih resursa u organizaciji. To može uključivati sve, od znanja koje zaposlenici posjeduju do izvješća o prodaji, marketingu i zadovoljstvu kupaca. Održavanjem i učinkovitom upotrebom ovih informacija, prošlo iskustvo i trenutne kvalifikacije osoblja mogu se koristiti na najučinkovitiji način za podizanje i unapređenje organizacije.
Sposobnost rješavanja problema učenjem iz prošlih pogrešaka jedna je od drugih jakih prednosti upravljanja znanjem. Pažljivim praćenjem uspjeha i neuspjeha, organizacija može stvoriti učinkovit popis najboljih praksi. To može pomoći organizaciji u svakom području, od zadovoljstva kupaca do poboljšane produktivnosti.
Još jedna solidna prednost upravljanja znanjem je da pruža materijale za obuku osoblja. I novi i sadašnji zaposlenici mogu imati koristi od akumuliranog znanja organizacije. Oni također mogu razviti razumijevanje organizacije u cjelini i naučiti više o njezinim unutarnjim funkcijama i načinu interakcije s vanjskim svijetom. To uključuje učenje iz pogrešaka i nadogradnju prošlih uspjeha.
Uz centraliziranu bazu podataka kakva se može sastaviti s KM, također je moguće stvoriti bolju dosljednost u cijeloj organizaciji. To je resurs koji može pomoći zaposlenicima na svim razinama da se usklade s temeljnim vrijednostima organizacije i najboljim praksama za budućnost. Snažno upravljanje znanjem može poboljšati komunikaciju unutar i među odjelima te pomoći ujedinjavanju svih zaposlenika.
Još jedna prednost upravljanja znanjem je da može pomoći menadžerima i rukovoditeljima da usmjere rad na odgovarajuće resurse u organizaciji. Uz detaljne informacije o sposobnostima zaposlenika i evidenciju o tome koji napori su uspjeli, a koji nisu, moguće je pronaći najbolji način za uštedu vremena i resursa. Ovo znanje također može pomoći organizaciji da izbjegne zapošljavanje ili održavanje previše osoblja za svoje potrebe.