Knjiženje u glavnim knjigama je računovodstvena aktivnost u kojoj računovođe bilježe poslovne transakcije u financijske knjige poduzeća. U stvarnosti, ne postoji mnogo različitih načina knjiženja računovodstvenih transakcija. Sve metode u osnovi rade istu stvar, iako pisani format može biti malo drugačiji. Korištenje elektroničkog računovodstvenog softvera često ima različite metode knjiženja u knjige, iako najveća razlika leži u načinu na koji računovođa to radi, a ne u krajnjem rezultatu. Točne računovodstvene transakcije jedna su od glavnih okosnica računovodstvenog informacijskog sustava.
Klasična metoda knjiženja u knjige je izrada rukom pisanog unosa u dnevnik. U svim knjiženjima u dnevniku, zaduženja su na prvom mjestu — na vrhu unosa — a krediti na drugom mjestu. Za upis u dnevnik potreban je datum, broj računa i naziv za debitnu i kreditnu liniju te brojku u dolarima za svako zaduženje i kredit. Kratak opis nalazi se ispod zadnje kreditne linije na unosu. Nakon što je napisan samostalno, računovođa ažurira svaki račun za iznose u dolarima u unosu, rukopisno upisujući unos u računovodstvene knjige u ručnom računovodstvenom sustavu.
Ručni računovodstveni sustavi često su zamorni za ažuriranje prilikom knjiženja u knjige. Tradicionalno, tvrtka bi imala mnogo različitih knjiga papira i časopisa u sustavu. Računovođe bi morale pronaći potrebne knjige i onda u svaku upisati unos na jasan i točan način. Danas se ručni računovodstveni sustav može odnositi na niz proračunskih tablica koje nemaju jedinstvenu točku unosa podataka, poput računovodstvenog softvera. Proračunske tablice također može biti teško ručno održavati.
Korištenje računovodstvenog softvera za održavanje poslovnih knjiga tvrtke može se činiti lakšim za održavanje prilikom knjiženja u knjige. Zaslon za unos dnevnika dostupan je za većinu sustava i zahtijeva iste osnovne informacije kao i ručni unos dnevnika, datum, broj računa i naziv za debitnu i kreditnu liniju te iznos u dolarima za svako zaduženje i kredit. Glavni problem, međutim, dolazi zbog netočnih podataka unesenih u računovodstveni sustav. Ne postoje fizičke knjige ili dnevnici, pa se pogreške moraju pratiti elektronički i ispravljati pomoću sustava. U mnogim slučajevima ne postoji jednostavan postupak brisanja i ponovnog pisanja, što može otežati dovršavanje velikih ispravaka.
Većina računovodstvenih sustava radi na trajnoj metodi. Svaka računovodstvena transakcija ide u dnevnike i knjige kako se dogode. Stoga je knjiženje u knjige jedan od najčešćih računovodstvenih zadataka. Velike organizacije mogu imati stotine — čak i tisuće — mjesečnih transakcija. Unutarnje kontrole moraju biti uspostavljene kako bi se osiguralo da se točne i relevantne transakcije bilježe na vrijeme.