Upravljanje glavnom knjigom je proces u kojem poduzeća nadziru evidentiranje i izvješćivanje o financijskim podacima u svojim računovodstvenim knjigama. Mogu postojati različite vrste sustava upravljanja kako bi tvrtka očuvala svoj financijski integritet. Nekoliko različitih sustava upravljanja glavnom knjigom može uključivati financijsko računovodstvo, interne i vanjske revizije ili odvajanje dužnosti. Vlasnik tvrtke, izvršni direktori ili glavni financijski direktor mogu biti odgovorni za postavljanje ovih smjernica. Nepravilno vođenje glavne knjige može rezultirati lošim financijskim izvješćivanjem tvrtke.
Standardne prakse financijskog računovodstva među najčešćim su metodama koje tvrtka može uključiti u upravljanje glavnom knjigom. Ove prakse uključuju korištenje knjiga, dnevnika, financijskih računa i drugih računovodstvenih alata. Računovođe su odgovorne za nadgledanje podataka zabilježenih u ovim različitim računovodstvenim alatima. U određeno vrijeme tijekom mjeseci, računovođe usklađuju i pregledavaju računovodstvene knjige na točnost, vodeći glavnu knjigu na sustavan način. Nadređeni i drugi obavljaju završni pregled za ovaj proces u tvrtki.
Interne i vanjske revizije su drugi načini na koje se tvrtka može uključiti u upravljanje glavnom knjigom. Unutarnje revizije zahtijevaju korištenje zaposlenika koji nisu povezani s računovodstvenim odjelom za pregled računovodstvenih knjiga. To omogućuje višem menadžmentu tvrtke da osigura da računovođe pravilno upravljaju financijskim transakcijama. Vanjska revizija zahtijeva korištenje vanjske računovodstvene tvrtke za pregled računovodstvenih knjiga tvrtke kako bi se osiguralo da slijedi nacionalne računovodstvene standarde. Ovaj proces upravljanja knjigom namijenjen je vanjskim dionicima, omogućujući im da shvate koliko dobro tvrtka upravlja financijskim transakcijama.
Kako bi ispravno osigurali odsutnost prijevara i pronevjera, tvrtka se često upušta u odvajanje dužnosti. Ova računovodstvena praksa ograničava broj računovodstvenih dužnosti koje jedna osoba može obaviti u tvrtki. Upravljanje glavnom knjigom može uključivati mnogo različitih aktivnosti, tako da jedna osoba može pokušati počiniti prijevaru, a zatim je prikriti. Na primjer, prikupljanje i brojanje gotovine, pisanje i knjiženje depozita, te slanje novca u banku uobičajene su aktivnosti upravljanja gotovinom. Jedan zaposlenik koji završi sve ove aktivnosti može imati priliku pronevjeriti sredstva, a da ga ne primijeti.
Upravljanje glavnom knjigom je proces koji se s vremenom razvija. Kako tvrtka raste i širi se, tako će rasti i njezine računovodstvene prakse. Tvrtke će morati pronaći nove i učinkovite načine upravljanja svakodnevnim računovodstvenim zadacima. Zapošljavanje zaposlenika i izrada računovodstvenih priručnika među najčešćim su načinima da se to postigne.