Organiziranje dokumenata važan je aspekt vođenja učinkovitog doma ili ureda. Važna papirologija može postati teret kada nije pravilno pohranjena, pa korištenje jedne od mnogih različitih metoda organizacije može pomoći u održavanju neometanog rada sustava arhiviranja. Papirnati i elektronički sustavi za pohranu su dvije najpopularnije metode. Unutar svake postoji mnogo mogućnosti organiziranja po abecednim standardima ili po važnosti. Osim toga, postoji nekoliko pravila o uklanjanju dokumenata koja pomažu održati bilo koji sustav organizacije datoteka na razini kojom se može upravljati.
Najtradicionalnija metoda za organiziranje dokumenata je korištenje fizičkih mapa i ormarića za spise. Ovaj sustav upravljanja dokumentima omogućuje pohranjivanje velikih količina dokumenata i papirologije. Debele kartonske mape pune se dokumentima, a zatim stavljaju u ormar za arhiviranje. Većina ormarića za arhiviranje omogućuje da mape vise sa metalnih tračnica za brzo kretanje i reorganizaciju.
Suvremenije rješenje za čuvanje papirologije sigurnom i stalno dostupnom je korištenje računala. Bilo da se dokumenti skeniraju i spremaju na mreži ili se koristi softver za organiziranje, to pomaže u smanjenju nereda. Elektroničkim organiziranjem dokumenata digitalna replika važnih dokumenata postavlja se na internet ili na tvrdi disk tako da im se može brzo pristupiti u bilo kojem trenutku. Time se eliminira potreba za pohranjivanjem papirnatih datoteka koje mogu zauzeti veliku količinu prostora u svakom domu ili uredu.
Bez obzira jesu li dokumenti pohranjeni elektronički ili u fizičkom obliku, postoji nekoliko različitih metoda koje mogu spriječiti da datoteke postanu zbunjujuća zbrka. Abecedno razvrstavanje elektroničkih i fizičkih datoteka jednostavan je način organiziranja dokumenata koji ih čini dostupnima za brzo pronalaženje. Organiziranje datoteka po kategorijama također je korisno jer podjela digitalnih i papirnatih mapa na “Auto”, “Kuća”, “Porez” i razne poslovne kategorije povećava učinkovitost. Druga metoda je podijeliti fizičke datoteke po važnosti, tako da ako dokumente treba ukloniti u slučaju nužde, najpotrebniji dijelovi su brzo dostupni.
Odbacivanje datoteka također je izvrsna metoda za organiziranje dokumenata jer sprječava da elektronička i fizička zbirka datoteka zauzmu previše prostora. Opće je pravilo da se svi porezni dokumenti moraju čuvati najmanje tri godine. Čuvajte komplicirane porezne dokumente, poput informacija o reviziji i papirologije samozaposlenih, šest godina. Ostale stavke, međutim, treba čuvati zauvijek, poput iskaznica socijalnog osiguranja, rodnih listova i vjenčanih listova.