Koje su različite metode za organiziranje papirologije?

Postoji nekoliko metoda za organiziranje papirologije, ovisno o vrsti informacija kojima se pokušava upravljati. Na primjer, nekim ljudima će možda trebati pomoć u rješavanju pošte i raznih papira koji svaki dan nađu put do njihovih domova. Drugi imaju neorganiziran kućni ured, s zbunjujućom mješavinom vitalne papirologije i nepotrebnog nereda. Ipak, drugi pojedinci mogu uredno organizirati svoje papire, ali jednostavno nemaju prostora za pohranu da ih drže podalje. Za svaku od ovih vrsta problema postoje praktična rješenja. Mnogi ljudi smatraju da je najbolja opcija neka kombinacija sortiranja, čišćenja, arhiviranja i pohranjivanja.

Organizacijski stručnjaci često imaju određena pravila za organiziranje papirologije, odnosno pripitomljavanja papira. Na primjer, neki profesionalci preporučuju da pokušate dodirnuti komad papira što je moguće manje puta kada radite s njim. Mnogi ljudi predlažu da dnevnu poštu odmah otvorite, a zatim odlučite hoćete li je odbaciti ili arhivirati, umjesto da je stavite na hrpu raznih stvari kako biste je kasnije riješili. Računi za plaćanje mogu se organizirati prema datumu dospijeća, a možda bi bilo korisno koristiti kalendar plaćanja ili sustav podsjetnika kako bi se izbjegla kašnjenja u plaćanju.

Organiziranje papirologije na dnevnoj bazi, uz pomoć nekih alata, može pomoći nekome da izbjegne stvaranje nereda. Predmeti koji mogu biti od pomoći u radu s papirima uključuju košare ili ladice za dolaznu poštu, kao i kante za smeće i reciklažu za odbacivanje neželjenih dokumenata. Mali povezi ili organizatori također mogu dobro doći za stvari koje ljudi redovito nose sa sobom. Na primjer, ljudi koji koriste kupone kada kupuju mogli bi imati koristi od prijenosnog organizatora tipa harmonike.

Kada pokušavaju organizirati kućni ured, mnogi ljudi radije organiziraju papirologiju pomoću mapa za datoteke i ormarića ili kutija s naljepnicama. Nakon uklanjanja nepotrebnih predmeta, papirologija koja ostaje u uredu može se razvrstati i arhivirati prema određenim kategorijama. Uobičajeni primjeri toga uključuju osobne podatke, medicinske podatke i financijske podatke. Čvrsti kartonski ili plastični spremnici mogu biti korisni za dugotrajno skladištenje dokumenata koje nije potrebno redovito pregledavati.

Dodatni savjet za organiziranje papirologije je smanjenje stvarne količine papira u kući. Mnogi dokumenti mogu se skenirati i pohraniti na računalo ili vanjski tvrdi disk. Također se mogu kreirati računalne datoteke za proračune i druge zapise kućanstva, čime se eliminira višak papira. Ako je potrebno, tiskane kopije dokumenata mogu se po potrebi ispisati. Za pohranu nezamjenjivih ili službenih dokumenata često se preporučuje osobni sef ili sef.