Mapiranje poslovnih procesa koncept je koji koristi pisane riječi i vizualne izglede za objašnjenje tipičnih funkcija. Kako je praksa postala popularnija, razvijeni su brojni alati za mapiranje poslovnih procesa kako bi to bilo lakše i brže. Alat koji se najčešće koristi je softver za mapiranje procesa, koji može ponuditi mnoge prednosti organizaciji, uključujući mogućnost dokumentiranja postojećih procesa i osiguravanja učinkovitosti u postizanju ciljeva poslovanja.
Ovi alati također mogu pružiti modeliranje procesa, što omogućuje uvid u stvarnom vremenu u to kako bi predložene promjene mogle utjecati na postojeće procese i cjelokupnu poslovnu funkciju. Još jedna prednost softvera je da pomaže automatizirati postojeće procese i integrirati ih u više područja poslovanja. Alati za mapiranje mogu pomoći tvrtkama da se pridržavaju propisa kao što je ISO 9000, koji mogu zahtijevati dokumentaciju procesa sustava kvalitete.
Prvi korak u mapiranju poslovnih procesa obično je dokumentiranje postojećih poslovnih procesa. Alati za mapiranje poslovnih procesa pružaju mogućnost stvaranja dijagrama toka i drugih alata koji vizualno ilustriraju postojeće procese i njihove međusobne odnose. Nakon što su procesi dokumentirani, mogu se analizirati i pregledati kako bi se osiguralo da na odgovarajući način obuhvaćaju stvarne aktivnosti organizacije. Mapiranje procesa također olakšava prepoznavanje neučinkovitosti i područja za poboljšanje unutar procesa.
Zatim, tvrtka može stvoriti modele procesa koji su zacrtani. Modeliranje omogućuje implementaciju predloženih promjena sustava u hipotetičkim situacijama, što vlasnicima procesa omogućuje promatranje mogućih ishoda promjene i procjenu je li učinkovito rješava neučinkovitosti koje su možda identificirali u prvom koraku. Simulacije procesa omogućuju implementaciju brojnih predloženih promjena i promatranje i evaluaciju njihovih učinaka prije nego što se izvrše stvarne organizacijske promjene.
Organizacije također mogu koristiti alate za mapiranje poslovnih procesa za automatizaciju postojećih funkcija, povećavajući učinkovitost i ujednačenost u različitim odjelima. Softver može pomoći sustavima različitih odjela da “razgovaraju” jedni s drugima i dijele potrebne informacije. Automatizacija procesa često štedi vrijeme i novac te pomaže većim tvrtkama da implementiraju jedinstvene procese tijeka rada u svim područjima tvrtke.
Ujednačenost može biti potrebna organizacijama koje se moraju pridržavati različitih propisa, kao što je ISO 9000. Mnoge regulatorne agencije zahtijevaju od poduzeća da dokumentiraju svoje procese i jamče usklađenost tvrtke. Ovi alati mogu pružiti potrebnu dokumentaciju, pratiti individualnu usklađenost i identificirati područja u kojima je potrebna dodatna obuka.