Alati za skladištenje podataka uključeni u standardni softverski paket mogu se podijeliti u četiri osnovne kategorije: ekstrakcija podataka, upravljanje tablicama, upravljanje upitima i integritet podataka. Skladište podataka je spremište za velike skupove transakcijskih podataka, koji se mogu uvelike razlikovati, ovisno o disciplini i fokusu organizacije. Na primjer, mnogi znanstveno-istraživački projekti prikupljaju ogromne količine podataka za analizu i pregled. Skladište podataka može biti najbolja tehnologija za upravljanje i pohranu ovih informacija.
Važno je napomenuti da su specifični skupovi vještina potrebni za svo osoblje koje radi s alatima za skladištenje podataka. Ova vrsta tehnologije zahtijeva obuku iz statistike, napredne matematike, logike obrade, relacijskih baza podataka i naprednih računalnih vještina. Mnogi ljudi u ovom području započeli su karijeru u statistici ili informatici. Koncepti koji se koriste za stvaranje i upravljanje protokom podataka prilično su složeni i zahtijevaju značajno vrijeme i trud da se svladaju.
Skladište podataka zahtijeva metodu dodavanja podataka u njega, a alat za ekstrakciju, transformaciju i učitavanje (ETL) obično se koristi u tu svrhu. Sam alat je softverski program koji se koristi za ispravnu identifikaciju odgovarajućih informacija iz drugog računalnog sustava, na temelju kriterija korisnika. Ovi podaci se možda trebaju normalizirati ili modificirati radi dosljednosti ili kako bi odgovarali strukturi baze podataka skladišta. Učitavanje podataka je kritično, jer se svi odnosi i veze s drugim bazama podataka moraju održavati kako bi se osigurao integritet baze podataka, tako da se može koristiti s drugim alatima.
Svako skladište podataka sadrži ogroman broj tablica baze podataka koje su organizirane tako da rade jedna s drugom na logičan, sustavan način. Održavanje ovih tablica bitno je za kontinuiran rad i točnost skladišta podataka. Koristeći koncept relacijskih baza podataka, one se moraju redovito održavati i provjeravati jer će sve greške ili kvarovi rezultirati netočnim izvješćivanjem.
Upit je jednostavno programirano pitanje ili zahtjev za izvješće, a postoji cijeli poslovni proces koji okružuje stvaranje upita skladišta podataka. Ovaj proces zahtijeva dubinsko poznavanje i razumijevanje poslovnih potreba, kao i strukture podataka unutar skladišta podataka. Stručnjaci za poslovnu inteligenciju educirani su profesionalci koji posjeduju kombinaciju vještina i obuke potrebnu za stvaranje i upravljanje višestrukim prilagođenim upitima.
Funkcija integriteta podataka standardna je u većini alata za skladištenje. Ovi moduli su često iznimno složeni za korištenje, s više dostupnih opcija i funkcija, ali su apsolutno neophodni za stvaranje i održavanje funkcionalnog, korisnog skladišta podataka. Alati za integritet podataka provjeravaju dosljednost unutar podataka, točne veze između baza podataka i čistu logiku programiranja. Loš integritet podataka rezultirat će skladištenjem podataka koje daje netočna izvješća, što rezultira lošim poslovnim odlukama.