Različite vrste alata za upravljanje zadacima koriste različite pristupe za učinkovito i uspješno upravljanje vremenom i zadacima u industrijama kao što su inženjering, tehnologija, računovodstvo i mnoge druge. Najbolji alati koriste nekoliko jednostavnih, ali bitnih funkcija: pregled projekta ili zadatka u stvarnom vremenu, jednostavnu suradnju svih relevantnih strana, jednostavno ažuriranje i praćenje korištenih i dostupnih resursa. Alati za upravljanje zadacima također bi trebali omogućiti jednostavan pristup, pojednostavljenje zadataka i upravljanje projektima na više lokacija. Različite vrste alata mogu se izgraditi oko različitih potreba za upravljanjem zadacima i vremenom određene industrije ili oko same metodologije upravljanja zadacima.
Korporacije i mala poduzeća moraju moći upravljati timovima koji mogu biti raspoređeni diljem svijeta i raditi u različitim vremenskim zonama. Sposobnost alata za upravljanje zadacima da pruže detaljan prikaz u stvarnom vremenu svih aspekata određenog projekta ili skupa zadataka ključna je za uspjeh poslovanja. Na primjer, proizvođač laserskih zraka može imati glavni ured smješten u Teksasu, prodajne predstavnike smještene u mnogim različitim zemljama i proizvodni pogon u Taipeiju. Ako predsjednik ili čak najmlađi zaposlenik zahtijeva pristup pojedinostima određenog projekta, online alati za upravljanje zadacima to mogu pružiti u stvarnom vremenu.
Neke vrste alata za upravljanje zadacima osmišljene su tako da se usredotoče na zadovoljavanje potrebe za suradnjom. Ovi alati za upravljanje zadacima omogućuju korisnicima da se usredotoče na vlastite zadatke i upravljaju njima te će spremati ili na siguran način pohraniti sve povezane dokumente vezane uz zadatke, bilješke sa sastanaka i grupne rasprave. Objedinjavanje niza zadataka u različite skupine zajedno s povezanim informacijama i dokumentima omogućuje učinkovitiju timsku suradnju. U kontekstu globalnog poslovnog okruženja, timska suradnja u stvarnom vremenu između svih uključenih strana, bez obzira na njihovu fizičku lokaciju, kritična je i omogućuje tvrtki ili organizaciji da brže izvršava različite projektne zadatke i ostvaruje veću dobit.
Alati za upravljanje zadacima također se mogu izgraditi oko važnosti pružanja statusa zadatka i ažuriranja projekta. Te su aplikacije osmišljene tako da zaobiđu napredak određenog projekta ili skupa zadataka. Neki članovi uključeni u određeni projekt možda neće biti uključeni u sve projekte u kojima tvrtka ili organizacija radi. Ova vrsta alata za upravljanje zadacima razdvaja, organizira i obavještava relevantne uključene strane. Voditelj projekta morat će biti obaviješten o svim projektima pod njegovim izravnim nadzorom, dok radniku na nižoj razini mogu biti potrebna samo ažuriranja statusa za projekt u koji je uključen. Ove vrste alata za upravljanje zadacima također mogu automatski ažurirati relevantne strane putem e-pošte, teksta ili drugih sredstava digitalne komunikacije.