Telefaks uređaj, skraćenica za faksimil uređaj, šalje i prima prikaze dokumenata. Stroj za slanje šalje grafičku sliku jednog ili više dokumenata preko telefonskih linija u obliku toka podataka koji će rekonstruirati stroj za primanje. Telefaks uređaji olakšavaju slanje papirologije po gradu, cijeloj zemlji ili čak u drugi dio svijeta, i to u roku od nekoliko sekundi.
Danas postoji bezbroj vrsta strojeva koje možete birati, ali praktički svi su faksovi na “običnom papiru” čiji konačni proizvod izgleda vrlo poput ispisane stranice. Usporedite to s prošlošću kada su rani strojevi koristili posebne rolne termalnog papira koji su bili nezgodni, skupi i nisu uvijek dobro prikazivali faksirani dokument. Faks “običan papir” koristi standardne procese papira za fotokopirni stroj i tinte.
Prirodni napredak u evoluciji faks uređaja bio je višenamjenski uređaj. Na primjer, većina današnjih strojeva ima ugrađenu govornu poštu i napredne značajke slušalice tako da telefon može poslužiti kao glavni telefon u malom uredu. Faks će razlikovati dolazne modemske pozive i ljudske pozive i automatski će odgovoriti na faks pozive. Telefonske značajke općenito su vrlo prilagodljive.
Još jedna funkcija zajednička gotovo svim današnjim modelima je mogućnost korištenja faks uređaja kao fotokopirnog uređaja. Općenito, ovo je namijenjeno da se koristi za lake poslove kao pogodnost i nije namijenjeno da zauzme mjesto teškog samostalnog stroja za kopiranje. Mnogi strojevi također integriraju skener, eliminirajući još jedan dodatni stroj u uredu ili kući, a mnogi mogu funkcionirati kao pisači. Ovi modeli obično imaju ladice za papir većeg kapaciteta.
Obični papirni faks uređaj s osnovnom integriranom funkcijom – faks, telefon i fotokopirni stroj – može početi za samo 55 USD, iako će cijena ovisiti o marki, modelu i ukupnim značajkama. Na primjer, model s više telefonskih linija koštat će nešto više, kao i funkcionalnost pisača. Također, laserski faks će biti skuplji od standardnog modela, kao i strojevi koji mogu ispisivati u boji.
Neke zgodne značajke koje treba tražiti u faks uređajima uključuju mogućnost automatskog slanja faksova usred noći. Time se iskorištavaju prednosti nižih tarifa telefona, što je zgodno za faksiranje na daljinu bez prioriteta. Uz to dolazi i određeni broj stranica u ladici za faks. Jedna ladica može držati osam dokumenata, dok drugi model može držati trideset. Faks se može programirati da pošalje toliko stranica na prvi broj, završi faks, bira drugi broj, pošalje još toliko dokumenata iz ladice i tako dalje.
Najbolji način da odaberete pravi faks je da dobro pogledate svoje potrebe. Odlučite koje su integrirane funkcije najpotrebnije, odredite im prioritet i provjerite može li model koji odaberete ispuniti sve vaše potrebe u svakom od tih područja. Ako je skener važan, na primjer, što ćete skenirati? Telefaks uređaji za uvlačenje papira s integriranim skenerima izvrsni su za skeniranje dokumenata, ali za skeniranje stranica iz knjige trebat će vam ravni skener da biste otvorili knjigu. U potonjem slučaju, možda će biti lakše tražiti skener s integriranom mogućnošću faksiranja, nego obrnuto.