Kad ljudi govore o predstavništvima, misle na sve funkcije unutar organizacije koje uključuju izravan kontakt s kupcima. Na primjer, recepcija u hotelu opisuje vratare i desk radnike koji vrše rezervacije i prihvaćaju plaćanja. Front office bi se mogao lakše razumjeti u usporedbi sa zadacima back officea, koji uključuju računovodstvo, ljudske resurse i druge funkcije koje mogu doprinijeti kvaliteti korisničke usluge, ali koje korisnici rijetko vide. Neki od najčešćih postupaka ispred ureda su komunikacija, dokumentacija i financijske ili prodajne transakcije.
Komunikacija je jedan od najvažnijih postupaka za prednji ured koji se nalazi u gotovo svakom scenariju front officea. Kada, na primjer, recepcionari u medicinskim uredima razgovaraju s pacijentima telefonom ili pozdravljaju pacijente kada uđu u ordinaciju, oni obavljaju komunikacijske zadatke. U maloprodaji se komunikacijski zadaci javljaju kada prodajni predstavnici pomažu kupcima da pronađu artikle za koje kupuju.
Dokumentacija je još jedan od najvažnijih postupaka u front officeu. Ukratko, ovo je proces snimanja onoga što se događa u front officeu. Radnici recepcije u hotelu, na primjer, odgovorni su za praćenje tko rezervira, tko se prijavljuje, a tko odjavljuje. Obično pohranjuju te podatke u baze podataka kako bi mogli znati koliko je soba otvoreno i kada mogu planirati zapošljavanje za većinu klijenata.
Postupci front officea koji uključuju prodaju i financijske transakcije obično se dokumentiraju i digitalno prenose odjelima pozadinskog ureda, kao što su financije i računovodstvo. U maloprodaji, mnogi radnici na recepciji koriste blagajne koje izračunavaju dnevne zbrojeve. Profesionalci koji rade u medicinskim uredima možda će morati uzeti informacije o osiguranju. U nekim slučajevima možda će morati biti upoznati i s medicinskim kodiranjem.
Kao iu većini aspekata poslovanja, upravljanje je važan proces. Menadžeri obično nadziru sve uredske procedure i osiguravaju da radnici ispravno obavljaju svoje zadatke. Oni bi također mogli osposobiti službenike u uredu i promijeniti procedure front officea kako bi odgovorili na nove izazove.
Mnogi menadžeri vjeruju da procedure za predujam treba stalno razvijati. Umjesto da ovise o modelima ili strategijama jer su poznati, mnogi menadžeri umjesto toga odlučuju analizirati svaki novi izazov i usvojiti rješenja. Na primjer, ako upravitelj hotela otkrije da je sustav rezervacija presporo i da desk radnici ne mogu dovoljno brzo pomoći klijentima, on ili ona može potražiti nove sustave koji su isplativi. Voditelj također može promatrati ponašanje zaposlenika recepcije i provoditi povremene treninge kako bi poboljšao komunikaciju s klijentima.