Javne evidencije su one evidencije koje su dostupne javnosti na uvid. Ti se zapisi često nude besplatno javnosti na pregled na mjestu gdje su pohranjeni. U drugim slučajevima mogu biti dostupni uz malu naknadu. Ovi zapisi se često nazivaju prema tome gdje se čuvaju ili odakle potječu. Postoje sudski, državni, županijski i gradski. Tu su i evidencije dostupne javnosti koje vodi savezna vlada.
Teoretski, u demokraciji, svaki zapis koji se proizvodi i plaća o trošku poreznih obveznika trebao bi biti javna evidencija. Međutim, postoje slučajevi kada ti zapisi možda neće biti odmah dostupni. To se često događa u slučaju kada bi podaci sadržani u zapisu ugrozili nacionalnu sigurnost, ometali sudski postupak ili narušili nečije pravo na privatnost. U nekom trenutku, zapisi mogu biti dostupni. One koje jesu mogu se nazvati deklasificiranim javnim evidencijama.
Svaka pojedina jurisdikcija postupa sa svojim zapisima donekle drugačije. Na primjer, u nekim državama za dobivanje rodnog lista može biti potrebno kontaktirati državni ured za vitalnu statistiku ili sličan ured. U ostalim slučajevima bit će potrebno obratiti se županijskom uredu nadležnom za takvu statistiku. U nekim slučajevima, čak i naizgled povezani zapisi čuvat će se na dva različita mjesta. Vjenčani list može se čuvati u županijskom uredu. Odluka o razvodu braka koja se odnosi na isti brak često će se čuvati kod sudskog službenika.
Stoga je važno da pojedinac koji traži javnu evidenciju točno shvati kakvu vrstu zapisa traži. To može uštedjeti sate pretraživanja ili uštedjeti neugodnosti odlaska na pogrešno mjesto. Budući da svaka država i županija mogu imati drugačiji sustav, najbolje je nazvati unaprijed, identificirati vrste potrebnih zapisa i pitati gdje bi se oni nalazili.
U nekim slučajevima, kopije javnih zapisa mogu se poslati pojedincu, iako će to često ovisiti o vrsti javne evidencije. Čak će i besplatni zapisi vjerojatno imati naknade za kopiranje i poštarinu ako se šalju pojedincu. Prema državnim i saveznim zakonima, te naknade moraju biti razumne i točno odražavati troškove vezane uz izradu zapisa. Oni mogu uključivati trošak materijala i vrijeme zaposlenika koji je tražio dokumentaciju.
U nekim slučajevima pretraživanje javnih zapisa može se obaviti online. To može uključivati javnu kaznenu evidenciju, imovinsku evidenciju i druge sudske zapise. Iako informacije neće biti u istom obliku kao fizički zapisi, osnovne informacije su obično dostupne. Ako ne, online pretraživanje može pružiti pojedinosti o tome kako pristupiti cjelovitim zapisima.