Postoji mnogo pojmova koji se koriste za opisivanje sustava suradnje, uključujući zajednice za profesionalno učenje, timove za upravljanje proizvodnjom, sastanke odbora, pa čak i odbore. Višestruki sustavi suradnje mogu se formirati i raspasti u bilo kojem poslu ili operaciji kako se pojave nove potrebe. Neki se mogu privremeno primijeniti prilikom planiranja velikih projekata ili rješavanja specifičnih problema. Ostali sustavi suradnje su u tijeku i orijentirani su na zajednički, dugoročni cilj.
Različiti nazivi koji se koriste za opisivanje kolaborativnih sustava mogu biti zbunjujući, jer dvije organizacije mogu koristiti isti naziv za svoj sustav, ali djeluju na sasvim različite načine. Ponekad sustavi suradnje koji su u osnovi identični u funkciji dobivaju različita imena. Na primjer, grupa se može nazvati timom razreda u jednoj školi, a interdisciplinarnim timom u drugoj. Stvarni naziv koji organizacija koristi za svoj određeni sustav suradnje nije toliko važan kao posao koji tim ili sustav obavlja.
Sustave suradnje možemo smatrati timovima ili skupinama pojedinaca koji rade zajedno kako bi izvršili određeni zadatak. Riječ “suradnički” može se podijeliti na prefiks co- i korijen riječi rad. Prefiks znači zajedno, zajednički ili jednako, a rad znači raditi. Sustav suradnje je, dakle, svaki aranžman u kojem se ljudi ujedinjuju u nekom obliku zajedničke aktivnosti ili rada. Ti se sustavi ponekad temelje na tehnologiji, koriste komunikacijsku mrežu tvrtke za razliku od fizičkih sastanaka u stvarnom vremenu za uključivanje radnika i sudjelovanje u raspravama.
Dvoje kolega koji raspravljaju i dijele ideje o tome kako riješiti problem na poslu možda sudjeluju u neformalnom sustavu suradnje. Razrađeniji primjeri ovih sustava uključuju specifične timove ili kadrove zaposlenika koji se sastaju u redovito zakazano vrijeme. Ovi visoko strukturirani sustavi suradnje općenito se pridržavaju uskog plana, a vođe slijede predložak orijentiran na zadatke. Bilo jednostavno ili složeno, jedna zajednička nit među svim sustavima suradnje je snažna potreba za jasnom komunikacijom i učinkovitim vodstvom.
U obrazovanju sustavi suradnje često uključuju timove nastavnika koji podučavaju iste učenike ili predmete. Ti se pojedinci mogu sastati kako bi zajedno planirali nastavu, a kasnije ocijenili rad učenika kako bi utvrdili uspjeh nastave. U poslovanju, marketinška strategija suradnje može predstavljati sličan scenarij. Više odjela ili zaposlenika može postaviti strategiju na svoje mjesto, a zatim se okupiti nakon implementacije kako bi ocijenili učinkovitost strategije. U svim slučajevima, sustavi suradnje temelje se na pretpostavci da je usredotočenost mnogih umova na određeni zadatak superiornije od pojedinaca koji to rade sami.