Službenici za obračun plaća i administratori odgovorni su za plaćanje zaposlenika tvrtke, odbijanje poreza od plaća i prijenos sredstava s plaća na mirovinske račune i fondove osiguranja. Mnoge tvrtke ne zahtijevaju od službenika da prođu bilo kakvu formalnu obuku. Ipak, mnogi fakulteti nude tečajeve za obradu platnog spiska, a neke tvrtke zahtijevaju da službenici steknu te kvalifikacije za obračun plaća ili da imaju fakultetsku diplomu. Druge vrste kvalifikacija za plaće koje poslodavci preferiraju uključuju računovodstvene licence i različite vrste vjerodajnica za ljudske resurse.
Općenito, poslodavci zahtijevaju da zaposlenici odjela za obračun plaća imaju završenu srednju školu. Mnogi fakulteti nude kratkoročne tečajeve bez diplome iz obrade plaća ili knjigovodstva, a poslodavci često traže kvalifikacije za plaće. U nekim slučajevima, knjigovodstveni tečajevi mogu pokriti računovodstvene prakse općenito, a ne obračun plaća, ali koncepti naučeni tijekom ovih sesija mogu se primijeniti na rad na plaćama, kao i na druge vrste administrativnih poslova.
Velike tvrtke zapošljavaju veliki broj službenika, a neke tvrtke preferiraju da stariji službenici imaju široko znanje o računovodstvu jer obrada platnog spiska može biti prilično složena kada je uključen veći broj radnika i značajne svote novca. U mnogim zemljama, regulatorna tijela ili računovodstvena udruženja provode računovodstvene ispite, a uspješni kandidati dobivaju licence ili potvrde o završetku. Ove računovodstvene vjerodajnice su među kvalifikacijama na platnom spisku koje se često navode kao preduvjeti za posao na popisima poslova. Osim formalnih računovodstvenih tečajeva, neki fakulteti nude nastavu iz računovodstva tijekom kojih se podučavaju osnovna računovodstvena načela. Ljudi koji pohađaju ove tečajeve često se mogu zaposliti kao službenici za obračun plaća.
U nekim tvrtkama osoblje ljudskih resursa (HR) odgovorno je za pregovaranje o plaćama osoblja i za obradu platnog spiska. Posljedično, ljudi koji žele raditi u odjelu za obračun plaća obično moraju imati prethodno iskustvo u ljudskim resursima. Neki fakulteti nude strukovnu nastavu iz upravljanja ljudskim resursima i ti predmeti ponekad uključuju segment obrade plaća. Osim toga, neki poslodavci radije zapošljavaju službenike koji imaju fakultetske diplome iz računovodstvenih predmeta kao što su matematika ili financije, dok druge tvrtke traže kandidate s diplomom iz upravljanja ljudskim resursima.
Tvrtke informacijske tehnologije (IT) plasiraju određene vrste softverskih programa za obračun plaća tvrtkama svih veličina. Neke IT tvrtke šalju korporativne trenere da provode obuku na radnom mjestu tijekom koje se službenici poučavaju kako koristiti ovaj softver. Druge tvrtke postavljaju online module za obuku ili šalju materijale za obuku sa softverskim programima. Budući da se mnogi softverski programi koriste u cijeloj industriji, neki poslodavci zahtijevaju da kandidati za posao prođu neku vrstu softverske obuke, a u nekim slučajevima kvalifikacije za plaće koje te tvrtke traže mogu uključivati potvrdu o završetku.