Narudžbenice služe za autorizaciju kupnje robe ili usluga od različitih dobavljača. Za različite veličine i vrste kupnji koriste se različiti obrasci narudžbenica. Ovi obrasci uključuju zahtjeve za kupnju ili zahtjeve, redovite narudžbenice, trajne narudžbenice, opće narudžbenice, ugovore o uslugama i narudžbe za promjenu.
U redovnom procesu narudžbenice, ako poslovna jedinica treba obaviti kupnju, priprema zahtjev za narudžbu ili zahtjev s pojedinostima o traženim artiklima, količini, jediničnom trošku, kada su artikli potrebni i željenom dobavljaču, ako postoji. Poslovna jedinica podnosi zahtjev upravitelju koji je ovlašten odobriti kupnju ili odjelu nabave na odobrenje. Ako se narudžba odnosi na veću kupnju ili veliki iznos novca, možda će zahtijevati više od jedne razine odobrenja prije nego što bude dovršena.
Odjel nabave pregledava zahtjev i odabire najboljeg dobavljača za materijal ili usluge. Nakon što je zahtjev odobren, izdaje se narudžbenica i dodjeljuje joj se broj, a na taj se broj upućuje na svu korespondenciju koja se odnosi na tu narudžbu, putem dostave i plaćanja. Obrasci za narudžbenice mogu biti elektronički ili tiskani. Izgled obrasca narudžbenice nije važan; upravo podaci na njemu utvrđuju sporazum između prodavača i kupca.
Obrasci za trajnu narudžbu koriste se kada je poduzeću potrebna redovita isporuka identične količine materijala, kao što je mjesečna isporuka. Trajni nalog za kupnju odobrava interval isporuke i cijenu robe te određuje duljinu vremena u kojem će trajni nalog ostati na snazi. Trajni nalog za kupnju također se može koristiti za najam opreme ili održavanja koji će se nastaviti tijekom određenog razdoblja.
Opći obrasci za narudžbenice koriste se za pokrivanje rutinske kupnje malih količina artikala male vrijednosti. Na primjer, ured može imati opću narudžbu za kupnju papira, tinte i tonera za funkcije kopiranja i ispisa. Opća narudžba obično ograničava vrste artikala koje se mogu kupiti i postavlja pojedinačno ograničenje narudžbe i ograničenje ukupne vrijednosti, kao i datum isteka.
Obrasci za ugovorne narudžbenice općenito se koriste za pokrivanje posla potrebnih za dovršetak projekta. Oni točno preciziraju koji će se radovi izvoditi i po kojem rasporedu. Ugovorna narudžbenica može predvidjeti privremena plaćanja kako projekt dosegne određene prekretnice. Ako tijekom projekta postane potrebno izmijeniti zahtjeve, može se izdati nalog za promjenu. Narudžba za promjenu precizno opisuje koje su specifikacije promijenjene i uključena je u izvornu narudžbu.
Zahtjevi tvrtke mogu zahtijevati ponudu za bilo koju kupnju koja će koštati više od određene svote novca ili koja uključuje određenu vrstu robe ili usluge. U tom slučaju odjel nabave će zatražiti ponude. Nakon što su ponude zaprimljene i pregledane, odjel nabave će dodijeliti nalog za kupnju uspješnom ponuditelju.