Administrativni pomoćnici obavljaju širok raspon tajničkih dužnosti kako bi olakšali tijek organizacije i produktivnosti u profesionalnom ili poslovno orijentiranom okruženju, obično u uredskom okruženju. Međutim, većina poslova administrativnih pomoćnika zahtijevaju vještine i razinu profesionalizma koji se protežu daleko od uobičajene uloge tajnika. Kao što naziv implicira, primarne dužnosti administrativnih pomoćnika uvelike su povezane s administrativnom stranom tvrtke ili organizacije s ciljem pomoći višem i izvršnom osoblju.
Ipak, većina poslova administrativnog pomoćnika uključuje određeni stupanj činovničkih zadataka, kao što su javljanje na telefone, dogovaranje termina, tipkanje korespondencije, arhiviranje itd. Od njih se također može zahtijevati popis i prenaručivanje uredskog materijala, vođenje računovodstvenih evidencija, i drugi svakodnevni poslovi potrebni za osnovno upravljanje uredom. Međutim, općenito se od administrativnih pomoćnika očekuje da budu jednako vješti u korištenju raznih računalnih softvera i sustava baza podataka, kao i da pokažu iznimne komunikacijske vještine i vještine upravljanja projektima. U tom smislu, mnoga radna mjesta administrativnih pomoćnika uključuju preuzimanje odgovornosti većeg značaja, kao što je koordinacija sajmova, provođenje prezentacija i kreiranje raznih kolateralnih marketinških materijala.
Mnogi poslovi administrativnog pomoćnika zahtijevaju znanje i vještine relevantne za specijalizirano područje. Na primjer, neki administrativni pomoćnici obavljaju dvostruku dužnost kao izvršni tajnici, medicinski tajnici ili pravni pomoćnici. Osnovne dužnosti neometanog vođenja ureda ostaju iste, ali te pozicije također uključuju vještine specifične za industriju, kao što su analiza podataka, bilježenje povijesti pacijenata ili izrada pravnih dokumenata. Dodatna radna mjesta administrativnih pomoćnika koja zahtijevaju specijalizaciju postoje u nekretninama, osiguranju, istraživanju i razvoju, državnom, obrazovnom i mnogim drugim tržištima.
Općenito govoreći, ne postoji standardna razina obuke ili obrazovanja osim diplome srednje škole koja je potrebna da biste postali administrativni asistent. Zapravo, mnogi se ljudi pripremaju za tu ulogu ustrajući s obukom na poslu u raznim vrstama uredskih okruženja i napredujući u činovima tijekom određenog vremenskog razdoblja. Međutim, postoje profesionalni certifikati dostupni za poslove administrativnih pomoćnika, barem u SAD-u. Na primjer, Međunarodna udruga administrativnih stručnjaka nudi oznaku Certified Administrative Professional (CAP). Druge organizacije pružaju obuku i certificiranje relevantne za određene profesije, kao što su certifikati akreditiranog pravnog tajnika (ALS) i profesionalnog pravnog tajnika (PLS) koje nudi Nacionalna udruga pravnih tajnika.