Kada tvrtke ili druge organizacije žele ugostiti događaj okupljanja profesionalaca, većina angažira koordinatora sastanka, također poznatog kao koordinator konferencije ili planer događaja, da nadzire detalje. Općenito, poslovi koordinatora sastanka odgovorni su za planiranje i organizaciju detalja koji vode do datuma događaja. Aspekt planiranja može zahtijevati da koordinatori sastanaka pokriju širok raspon zadataka. Organizacija je općenito važna vještina jer poslovi koordinatora moraju odrediti odgovarajući format na temelju ciljeva organizacijskog entiteta.
Koordinatori konferencije odgovorni su za planiranje nekoliko detaljnih koraka događaja. Ovi koraci općenito uključuju odabir stranice za domaćinstvo događaja i kontaktiranje izlagača. Ostali koraci koji vode do datuma događaja mogu uključivati dogovaranje cateringa obroka i pripremu materijala za konferenciju.
Veličina događaja može odrediti razinu zadataka koje moraju ispuniti oni koji imaju poslove koordinatora sastanka. Događaji velikih razmjera često zahtijevaju mnoge važne logističke korake kako bi se osiguralo da se detalji ne previde. Takvi važni detalji uključuju osiguravanje izlagača i potvrđivanje dostupnosti stranice. Mali događaji, poput sastanka za jedan odjel, mogu uključivati zadatke za manje sudionika unutar tvrtke. Ti zadaci mogu uključivati rezerviranje prostora za sastanke, slanje elektroničkih pozivnica zaposlenicima da prisustvuju, naručivanje obroka i osiguravanje audio-vizualnih potreba.
Što se tiče mjesta događaja, koordinatori sastanka mogu blisko surađivati s predstavnikom mjesta održavanja. Ova interakcija je obično potrebna kako bi se utvrdilo može li mjesto događaja primiti datum, broj sudionika, obroke, audio-vizualnu opremu i sve druge potrepštine. Druga odgovornost za ovaj zadatak uključuje osiguranje ugovora o ugovoru s predstavnikom mjesta događaja.
Nakon što je mjesto osigurano, planer događaja počinje organizirati preostale detalje događaja. To može uključivati pripremu materijala za konferenciju. Neki poslovi koordinatora sastanaka također su odgovorni za komunikaciju s izlagačima radi utvrđivanja potreba kao što su aranžmani za putovanja, pomagala za prezentaciju i stipendija za sudjelovanje.
Priprema za datum događaja obično zahtijeva administraciju pojedinosti prije i tijekom događaja. Prije samog događaja, koordinatori sastanka će osigurati hotelski smještaj za izlagače i pripremiti materijale za konferencije, na primjer. Tijekom događaja, većina zadataka uključuje rukovanje registracijom sudionika i osiguravanje spremnosti soba za sastanke prije početka sesije.
Na kraju događaja, koordinatori sastanka će možda morati procijeniti uspjeh događaja. Polaznici i voditelji obično primaju ankete kako bi dali povratne informacije o svim aspektima događaja. To može pomoći koordinatoru sastanka u dogovoru za budući događaj.
U nekim tvrtkama poslovi koordinatora sastanaka također mogu zahtijevati nadzor troškova povezanih s događajem. Koordinatori sastanaka bi možda trebali predvidjeti troškove i osigurati da rashodi ostanu unutar proračuna. Ovi troškovi obično uključuju plaćanje voditeljima, catering i ispunjenje ugovora o mjestu održavanja.