Poslovi voditelja prijedloga obično uključuju nadgledanje procesa pripreme i podnošenja pisanog plana pružanja projektnih usluga. Velik dio odgovornosti povezanih s poslovima voditelja prijedloga uključuje pregled zahtjeva projekta, pisanje i sastavljanje tima za pripremu prijedloga. Kako proces napreduje, poslovi voditelja prijedloga također mogu uključivati olakšavanje sastanaka i preglede podnošenja prijedloga nakon slanja prijedloga.
Obično voditelji prijedloga mogu raditi u različitim postavkama u kojima se organizacije nadmeću za usluge po najmu. Neprofitne organizacije mogu trebati voditelje prijedloga za licitiranje za vladine ugovore ili potpore. Organizacije privatnog sektora obično unajmljuju voditelje prijedloga koji također daju ponude za projekte za vladu i druga privatna poduzeća.
Osoba u ovoj ulozi može provesti pregled zahtjeva prijedloga, usredotočujući se na stvari kao što su format, duljina i prateći detalji. Pregled zahtjeva mogao bi pomoći u određivanju izvedivosti dovršetka prijedloga. Razumijevanje zahtjeva prijedloga obično otvara put voditelju prijedloga da okupi tim potreban za ispunjavanje svakog zadatka.
Općenito, prijedlozi se popunjavaju u jednom od dva formata, ovisno o kriterijima koje postavlja podnositelj prijedloga projekta. Neki podnositelji zahtjeva mogu željeti detaljan dokument koji objašnjava kako organizacija može ispuniti određene odgovornosti projekta. Drugi bi mogli preferirati kratku prezentaciju na visokoj razini koja naglašava važne aspekte i odgovara na pitanja o sposobnostima organizacije. Drugi pak mogu očekivati i detaljan pisani dokument i prezentaciju na visokoj razini.
U oba slučaja, poslovi voditelja prijedloga obično su odgovorni za osiguranje da organizacija može ispuniti zahtjeve za podnošenje plana. Mnogo puta to zahtijeva definiranje prekretnica za prijedloge za ispunjavanje rokova za podnošenje. Ne samo da voditelj prijedloga mora donijeti ovu odluku, već mora osigurati i potrebna sredstva.
Resursi za dovršetak projekta prijedloga mogu uključivati tim i financijska sredstva. Projektni tim može se sastojati od zaposlenika koji imaju zadaće kao što su provođenje istraživanja i pisanje prijedloga. Financijski resursi često uključuju troškove organizacije za ispunjavanje projektnih obveza.
Iako bi voditelj prijedloga mogao delegirati većinu posla, konačna odgovornost za ishod leži na njoj. To obično zahtijeva vještine vođenja kako bi se tim održao na pravom putu sa zadacima, prekretnicama i rokovima. Ona može uređivati materijale koje članovi tima podnose kako bi podržali prijedlog, kao što su financijski proračun i pisani detalji. Također, ona obično nadzire dnevne aktivnosti kako bi utvrdila kasne li neki zadaci.
Posao vezan uz poslove voditelja prijedloga obično ne završava predajom. Ako podnositelj zahtjeva prihvati ponudu organizacije, neki voditelji prijedloga mogu voditi sesije pregovora o ugovoru. Osim toga, voditelji prijedloga mogu također održavati brifinge s osobljem odgovornim za provedbu zahtjeva projekta. Bez obzira na to je li ponuda prihvaćena ili ne, većina voditelja prijedloga također održava sastanke za pregled nakon procesa kako bi utvrdili nedostatke u učinkovitosti.