Zahvaljujući napretku u uredskoj tehnologiji, postoji mnogo vrsta sustava poslovnih datoteka koje možete izabrati kada pokušavate zadržati važne datoteke organiziranima i sigurnima. Arhiviranje je jedan od najčešćih načina na koji tvrtke pohranjuju evidenciju, prate važne obrasce, brzo pristupaju informacijama i štite podatke koji moraju biti često dostupni godinama. Vrste poslovnog sustava arhiviranja koje netko bira ovise uglavnom o formatu u kojem će se datoteke nalaziti, kako im treba pristupiti i kakve su mogućnosti pohrane poslovanja.
Najčešći sustavi poslovnih kartoteka su samostalni komadi uredskog namještaja kao što su ormarići i ladice. One su općenito izrađene od metala ili drva i sadrže velike klizne ladice koje su dovoljno velike da u njih stane stotine mapa i papirnatih datoteka. Od malih poduzeća do velikih korporativnih ureda, fizički sustavi poslovnih datoteka dostupni su u svim oblicima i veličinama kako bi se prilagodili bilo kojoj vrsti tiskane datoteke koju je potrebno sigurno pohraniti.
Druge najčešće korištene vrste poslovnih sustava arhiviranja su elektronički sustavi za pohranu datoteka. Računalni operativni sustavi imaju mogućnosti elektroničkog arhiviranja ugrađene u softver kako bi ovo bio prikladan način zaštite datoteka mnogih veličina i vrsta. Datoteke mogu uključivati tekstualne dokumente, grafiku i slike, softver ili datoteke temeljene na webu. Kad god se kreira ili dijeli nova datoteka, podaci se mogu sigurno pohraniti u virtualnu mapu datoteka koja se može nalaziti na tvrdom disku pojedinačnog računala, prenositi se na vanjskom tvrdom disku ili pohraniti na virtualni disk kojemu se pristupa internetu.
Drugi poslovni sustavi arhiviranja koji su često dio elektroničkog područja arhiviranja su sustavi za upravljanje kupcima i dobavljačima. Tvrtke koje imaju veliki broj kupaca i dobavljača kako bi to mogle pratiti je pohranjivanje podataka o kupcima i dobavljačima u tiskanom ili elektroničkom formatu u posebnoj postavci za upravljanje resursima kupaca (CRM) ili upravljanje dobavljačima (VM). To omogućuje klijentu ili dobavljaču pohranjivanje široke palete datoteka za brzi pristup na zahtjev.
Uz tehnologiju koja poboljšava procese mnogih poduzeća, druge vrste sustava poslovnih arhiva uključuju mobilne tehnologije kao što su pametni telefoni i ručna računala. Poslovni rukovoditelji u pokretu mogu stvarati, prenositi i dijeliti velike podatkovne datoteke pomoću ovih uređaja. Informacije se tada mogu prenijeti elektronički putem e-pošte ili povezivanjem putem interneta ili izravnim kabelima na kućna ili uredska računala. To čini mnogo praktičnijim pohranjivanje i pristup datotekama praktički s bilo kojeg mjesta u svijetu.