Procedure sitne gotovine uspostavljaju tvrtke ili druge organizacije za rukovanje malim količinama gotovine. Zove se fond sitnog novca, ovaj se novac koristi za male kupnje umjesto ispisivanja čeka ili korištenja kreditne kartice tvrtke. Tvrtka će dodijeliti skrbnika čiji je posao osigurati da se sav novac obračunava putem potvrde ili druge odgovarajuće dokumentacije.
Obično manji od 250 američkih dolara, fond sitnog novca omogućuje korištenje gotovine za male kupnje ili nadoknade bez nezgrapnog postupka ispisivanja čeka. Fond sitnog novca također može zamijeniti potrebu za izdavanjem kreditnih kartica tvrtke za više ljudi koji obavljaju male kupnje. To zauzvrat smanjuje odgovornost tvrtke.
Ako fond sitnog novca već nije uspostavljen, moraju se uspostaviti procedure za priručni novac kako bi se osiguralo da se sav novac pravilno prati i prati. Ponekad se obavljaju redovite, rutinske kupnje koje padnu ispod određenog iznosa u dolarima i stoga je neučinkovito ispisivanje čeka za nadoknadu. U tom slučaju treba se obratiti upravitelju ili kontroloru poduzeća radi osnivanja fonda sitnog novca.
Ako fond sitne gotovine već postoji, neophodno je imati ispravne procedure za sitni novac za praćenje novca. To se događa na dva načina: nadoknada ili plaćanje unaprijed. Nadoknada se događa kada je kupnja već obavljena, a osoba dostavi račun ili drugu dokumentaciju kako bi joj se vratio utrošeni novac. Predujam se događa kada se gotovina isplati za kupnju koja još nije obavljena. U tom slučaju, bon ili drugu dokumentaciju treba ubaciti u blagajnu u trenutku isplate. Ovaj vaučer će pokazati tko je isplatio novac, kao i tko je primio novac, zajedno s datumom, svrhom i drugim relevantnim informacijama. Vaučer ostaje u blagajni dok se čuvaru ne vrati račun.
Skrbnik novčanog fonda obično se uspostavlja u postupcima sitnog novca. To je obično određena pozicija, poput upravitelja ureda, koja se dodjeljuje toj dužnosti. Skrbnik je tada odgovoran za cjelokupni novčani fond. U svakom trenutku, iznos novca u fondu sitnog novca plus bonovi moraju biti jednaki ukupnom izvornom iznosu fonda.
Detaljne procedure za sitni novac bitne su za praćenje novca unutar fonda sitne gotovine. To je zato što kad god postoji gotovina, postoji mogućnost zlouporabe. Nadzornik bi trebao često nadzirati fond sitnog novca kako bi uočio bilo kakve nedostatke ili potencijalne probleme.