Privatni pretinac govorne pošte omogućuje osobi primanje telefonskih poruka kada se na telefon ne može odgovoriti. Jedan pretinac govorne pošte i jedna telefonska linija često su međusobno povezani. Ovo je najčešća vrsta privatne govorne pošte. U drugim slučajevima, više kutija može biti spojeno na istu telefonsku liniju, omogućujući većem broju ljudi da zasebno primaju svoje poruke. Telefonska sekretarica se također može koristiti kao privatni pretinac govorne pošte koji ljudima omogućuje da svoju govornu poštu zadrže u svojim domovima ili tvrtkama.
Najčešći tip privatne govorne pošte povezuje jednu telefonsku liniju s jednim pretincetom govorne pošte. Ova vrsta govorne pošte uobičajena je značajka mobitela. Pozivatelji su često povezani s govornom poštom ako se telefon ne podigne nakon određenog broja zvonjenja. Iako davatelj govorne pošte može raditi s tisućama ili čak milijunima klijenata, račun govorne pošte svakog korisnika drži se odvojeno od ostalih. To korisnicima omogućuje pristup njihovoj privatnoj govornoj pošti, ali ne i govornoj pošti drugih korisnika.
Druga vrsta privatne govorne pošte omogućuje priključivanje više računa istom telefonskom broju. Bilo koji broj pretinca govorne pošte može se priložiti jednom telefonskom broju, omogućujući pojedincima u obitelji ili zaposlenicima u tvrtki da primaju svoje poruke odvojeno od poruka drugih ljudi koji su dostupni na tom broju. U većini slučajeva, tim privatnim računima govorne pošte pristupa se kada pozivatelj bira određeni lokal.
Većinu vremena govorna pošta se čuva u digitalnom formatu na velikom poslužitelju. Te poslužitelje drži davatelj govorne pošte, a klijenti koji imaju privatne račune govorne pošte pristupaju im daljinski. To omogućuje ljudima da pristupe svojoj govornoj pošti s raznih lokacija i na različite načine. Podaci o govornoj pošti također se mogu prenijeti na računalo pojedinca, iako se poruke gotovo uvijek prvo spremaju na poslužitelje davatelja usluga.
Telefonska sekretarica se također može smatrati vrstom privatne govorne pošte. Ovi strojevi su spojeni na fiksne telefone i mogu imati jednu govornu poštu za sve korisnike telefonske linije ili mogu odvojiti poruke u pojedinačne pretince govorne pošte za različite osobe koje koriste liniju. Korisnik obično pristupa porukama pritiskom na gumbe na samom uređaju, iako je također moguće pristupiti porukama telefonske sekretarice s telefonske linije ili računala.