Profesionalne automatske sekretarice dolaze u više varijanti, uključujući bežične, digitalne ili one koje snimaju poruke na vrpcu. Telefonska sekretarica (TAM) također može doći s perifernim uređajima, kao što je ugrađeni faks ili skener. Neke profesionalne telefonske sekretarice predstavljene su kao zasebni sustavi koji su spojeni na telefon putem električnog kabela, dok su drugi ugrađeni u telefonske uređaje.
Također poznate kao stroj za poruke, profesionalne automatske sekretarice rade s istom svrhom kao i sustavi govorne pošte. Telefoni popraćeni uređajem za razmjenu poruka koriste se za snimanje poruka koje ostavljaju dolazni pozivatelji. To minimizira ili eliminira potrebu za živom osobom koja se javlja na telefone i piše poruke za pojedince koji nisu dostupni za telefonske pozive u određenom trenutku.
Neke profesionalne telefonske sekretarice snimaju odlazne i dolazne poruke na uklonjivu vrpcu. To omogućuje povremeno mijenjanje vrpce i fizički pohranjivanje prethodnih snimaka na sigurnom mjestu. Ove vrste strojeva ponekad preferiraju pojedinci i organizacije s potrebom da arhiviraju određene poruke i drže ih u pohrani na dulje vrijeme.
Druge profesionalne telefonske sekretarice snimaju i pohranjuju poruke digitalno. Iako postoje različite mogućnosti pohrane za ovu vrstu TAM-a, poruke se obično digitalno arhiviraju. U nekim slučajevima, snimke se mogu digitalno prenijeti na drugi uređaj, kao što je memorijska kartica, za dugotrajno pohranjivanje ili za korištenje na drugim računalnim uređajima. Bez obzira na to koriste li profesionalne telefonske sekretarice vrpcu ili digitalno snimanje, obje rade na isti način. Ponekad se primjećuju razlike u kvaliteti snimke s digitalnim snimkama koje su često kvalitetnije od drugih vrsta.
Mnoge digitalne telefonske sekretarice također nude automatsku sigurnosnu kopiju memorije. To je osobito korisno za tvrtke i pojedince koji su zabrinuti za sigurnost poruka u slučaju nestanka struje. Neki vlasnicima također nude mogućnost snimanja čitavih telefonskih poziva u jurisdikcijama gdje je takva praksa legalna.
Određene automatske sekretarice nude samo jedan poštanski sandučić za odlazne i dolazne poruke. Druge profesionalne telefonske sekretarice, međutim, nude višestruka rješenja za pohranu poštanskih sandučića. Dok mnogi nude više poštanskih sandučića za dolazne poruke, određeni sustavi dopuštaju samo jednu odlaznu poruku prije nego što pozivatelju ponude upite koji odgovaraju poštanskom sandučiću u koji bi on ili on želio ostaviti poruku. Neki proizvođači također nude profesionalne telefonske sekretarice koje se mogu priključiti na osobno računalo, koje je često idealno rješenje za radnike u kućnom uredu.