Administrativni pomoćnici uglavnom rade u uredskom okruženju. Ti se ljudi obično zapošljavaju kao pomoćnici jednog ili više viših administratora ili dužnosnika tvrtke. Posao administrativnog pomoćnika može se pronaći u nizu industrija, od nekretnina do razvoja web stranica. Njihove dužnosti često uključuju kombinaciju činovničkih zadataka, specijaliziranih zadataka i osobnih zadataka.
Vještine potrebne administrativnom pomoćniku mogu se jako razlikovati. To je zato što potrebe svakog poslodavca mogu biti vrlo različite. To vrijedi čak i unutar jedne industrije. Posao administrativnog pomoćnika u jednoj tiskari možda neće uključivati sve zadatke ili vještine kao rad u drugoj tvrtki. Iz tog razloga, otkrivanje i procjena odgovornosti često su odlučujući čimbenik tijekom procesa intervjua, čak i kada je jasno da osoba ima iskustva u tom području.
Gotovo sav posao administrativnog pomoćnika uključivat će neku vrstu činovničkih dužnosti. Rijetko je, ako ne i nemoguće, pronaći takvu poziciju gdje poznavanje rada na računalu nije potrebno. Potreban opseg tih računalnih vještina može biti ograničen na osnovne proračunske tablice, obradu teksta i internetske mogućnosti. U nekim slučajevima od osobe se može zahtijevati da bude visoko napredna u tim područjima i možda će trebati imati iskustva s manje uobičajenim programima, kao što je računovodstveni softver.
Raspon specijaliziranih znanja koji mogu biti potrebni su specifični za industriju i tvrtku. U tvrtki za razvoj web stranica, na primjer, posao administrativnog pomoćnika može zahtijevati određeno znanje o programiranju i web dizajnu. Tvrtka za nekretnine, međutim, može zahtijevati da osoba ima kompetencije u područjima kao što su pravo nekretnina i zemljopis.
Budući da su mnogi profesionalci često zauzeti, granice između administrativnog pomoćnika i osobnog pomoćnika mogu postati nejasne. Posao administrativnog pomoćnika obično uključuje obavljanje osobnih zadataka za druge, kao što je zakazivanje aktivnosti ili odbijanje pozivnica koje nisu izravno povezane s poslom. Takvi poslovi mogu uključivati sitne poslove kao što su naručivanje i dobivanje ručka ili slanje i primanje privatnih isporuka.
Unutar nekih tvrtki postoje različite razine administrativnih pomoćnika. Neki su možda bolje kvalificirani, bolje plaćeni i imaju značajnije naslove od drugih. To se često događa kada je potrebno radno opterećenje više nego što jedna osoba može podnijeti. Također se nalazi u tvrtkama koje se zalažu za odvajanje određenih dužnosti, kao što su potraživanja i obveze. U tim slučajevima posao administrativnog pomoćnika može biti izričito definiran ili viši administrator može delegirati dužnosti kako smatra prikladnim.