Različite vrste režijskih troškova projekta spadaju u mnoge iste kategorije kao i obični troškovi projekta. Oni mogu biti fiksni ili varijabilni, operativni ili kapitalni, a mogu uključivati stvari kao što su plaće za radnike, najam, materijal i oprema i bilo koju drugu vrstu troškova koja je tipična za upravljanje projektom. Ono što čini ove troškove dijelom ove kategorije je način na koji se primjenjuju na specifične aspekte temeljnog ugovora.
Projekti se vode kao samostalne poslovne jedinice s vlastitim proračunima, dodijeljenim osobljem i dodijeljenim resursima. Kako bi odredili isplativost projekta, voditelji projekta imaju zadatak identificirati troškove koji se posebno stvaraju za dovršetak projekta. Ovi troškovi vezani su za rezultate projekta, što se odnosi na konkretan popis zadataka koji se trebaju dovršiti kako bi se projekt završio i ugovor ispunjen.
U idealnom svijetu, svaki trošak generiran projektom bio bi vezan za određenu isporuku. Međutim, stvarnost se često miješa, a određeni troškovi projekta imaju tendenciju da prelaze različite rezultate ili se primjenjuju na sve njih odjednom bez mogućnosti da se veći dio troškova dodijeli jednom rezultatu u odnosu na druge. Ove vrste krovnih troškova poznate su kao režijski troškovi projekta.
Bilo koja vrsta troškova projekta može završiti u ovoj kategoriji, uključujući plaće za generalne voditelje projekta, na primjer. Ovi menadžeri provode vrijeme organizirajući projekt kao cjelinu i može biti nemoguće rasporediti vrijeme između različitih rezultata. Druga uobičajena vrsta troškova je opća administracija, koja može uključivati osoblje angažirano za računovodstvo projekta, zalihe koje se koriste u uredu, pomoć glavnog tajnika ili troškove vođenja glavnog projektnog ureda. Režijski troškovi mogu uključivati široku lepezu uobičajenih troškova, kao što su skladište koje koristi cijeli projekt ili putni troškovi za voditelje projekta za sudjelovanje na sastancima.
Važno je razlikovati režijske troškove projekta i ukupne opće i administrativne troškove za cjelokupno poslovanje. Režijski troškovi projekta općenito su specifični za projekt. Poduzeće ima vlastite režijske troškove koje dodjeljuje klijentima i projektima kao postotak neizravnih troškova. Iako se neki troškovi smatraju režijskim troškovima projekta, oni su i dalje izravni troškovi projekta. Projektnom ugovoru bi se dodijelio dodatni postotak neizravnih troškova koji dolaze od administracije cjelokupnog poslovanja.