Postoji nekoliko različitih vrsta zadataka koje softver za recepciju može obavljati. Može pomoći organizirati poruke, pratiti zaposlenike i upravljati dolaznim pozivima. Tu su i paketi softvera koji omogućuju korisniku da integrira nekoliko ovih funkcija u jedan paket, te programi koji upravljaju funkcijama recepcije za određene industrije.
Jedna od najjednostavnijih vrsta softvera za recepciju su programi koji organiziraju poruke i prate dostupnost zaposlenika. Ovi programi omogućuju recepcionarima da naprave elektroničku evidenciju svih dolaznih poruka, uključujući vrijeme dostave primatelju. Oni također mogu imati značajke kalendara koje pružaju trenutne informacije o lokaciji zaposlenika uz omogućavanje recepcionarima da zakazuju sastanke za druge. Neki se programi također integriraju s drugim funkcijama kao što je e-pošta kako bi se povećala mogućnost dostave poruka.
Postoje i vrste softvera za recepcionere koji se koriste za praćenje i pomoć pri korištenju telefona u tvrtkama u kojima postoji velika količina poziva. Ti se proizvodi obično sastoje od zaslona koji prikazuje informacije o pozivima i alatima za njihovo upućivanje. Informacije mogu uključivati trenutni broj, pozive u redu čekanja i osnovne podatke o korisniku. Alati mogu uključivati sve što može pomoći u upućivanju poziva, kao što je tipkovnica, mogućnost čekanja i prekidanja slušanja te identifikacija pozivatelja (ID).
Softver za recepcioner koji pomaže korisniku da uputi poziv također može obavljati funkcije za druge linije. Može provjeriti je li određena linija slobodna i automatski prenijeti poziv ili ga poslati na govornu poštu. Ova sposobnost može obuhvatiti jedno ili više lokacija, ovisno o veličini i složenosti organizacije. Neki proizvodi također omogućuju višelinijska funkcionalnost, kao što je mogućnost postavljanja i moderiranja konferencijskih poziva.
Neke vrste softvera za recepciju dizajnirane su za upravljanje izazovima određene industrije. Na primjer, postoje proizvodi za medicinsku industriju koji imaju funkcije za obradu papirologije pacijenata, slanje podsjetnika na termine i upravljanje opcijama samoposluživanja za pacijente. Značajke poput ovih namijenjene su automatizaciji nekih od najponovljivijih aspekata recepcijskog rada u određenom području.
Bez obzira na njegovu funkciju, većina softvera za recepciju imat će grafičko korisničko sučelje (GUI). Ovo će često prikazati sve dostupne alate na jednom zaslonu. Način na koji je uređen i koliko ima značajki uvelike varira među različitim proizvodima. Na primjer, neke vrste softvera prikazuju jedan po jedan poziv ili proširenje, dok druge prikazuju nekoliko proširenja i njihov status na jednom zaslonu.