Različite vrste softvera automatske sekretarice uglavnom su definirane značajkama koje nude. To uključuje duljinu poruke koju softver može snimiti i kvalitetu zvuka koja je ponekad znatno bolja od one koja je moguća sa standardnom telefonskom sekretaricom. Neki softver također može razvrstati dolazne poruke u različite mape radi određivanja prioriteta. Drugi softver ima uključenu značajku faksiranja.
Osnovna pretpostavka korištenja softvera umjesto fizičkog stroja za odgovaranje na telefonske pozive i snimanje poruka nudi mnoge prednosti. Softver telefonske sekretarice može manipulirati dolaznim podacima na način na koji namjenski stroj ne može. Sučelje korištenja stvarnog softvera umjesto stroja sa samo nekoliko gumba također daje prednost mogućnosti interakcije na složeniji način. S razvojem poziva putem internetskog protokola (VoIP), automatska sekretarica koja se temelji na softveru postaje još atraktivnija opcija.
Jedna od najučinkovitijih značajki svih softverskih sekretarica je mogućnost snimanja onoliko audio podataka koliko uređaj za pohranu može zadržati. Kvaliteta zvuka bi mogla biti čak i bolja, jer se digitalni podaci s vremenom ne degradiraju kao kaseta. Digitalna snimka poruke također znači da se reprodukcija može kontrolirati, dopuštajući slušatelju da preskoči poruku ili je arhivira za kasnije slušanje.
Još jedna značajka određenih vrsta softvera automatske sekretarice je mogućnost razvrstavanja dolaznih poruka u posebne mape. To omogućuje da se poruke nepoznatih pozivatelja smjeste u jednu mapu, dok se pozivi poznatih prijatelja mogu smjestiti u drugu, omogućujući korisniku da odredi prioritete što prvo treba poslušati. Neki softver čak dopušta primanje i razvrstavanje tekstualnih i slikovnih poruka.
Ovisno o vrsti internetske veze, neke vrste softvera automatske sekretarice mogu se konfigurirati za slanje upozorenja na druge uređaje ili račune e-pošte. Softver može primiti poruku, a zatim poslati upozorenje e-poštom na radnu adresu e-pošte s pojedinostima o tome tko je nazvao i koliko je poruka duga. Može čak uključiti i mogućnost slanja tekstualnih poruka putem web-sučelja.
Postoje određene vrste softvera automatske sekretarice koje pokušavaju biti više od softvera za snimanje. To može uključivati program koji također ima prepoznavanje glasa, što omogućuje navigaciju kontrolama isključivo glasovnim naredbama. Neki programi također integriraju značajku telefonskog biranja tako da se, nakon što se poruka presluša, telefonski broj može biti pozvan natrag na zahtjev za pokretanje poziva.
Postoje i vrste softvera automatske sekretarice koje integriraju druge opcije, kao što je mogućnost primanja faksa. Ista vrsta softvera također može uključivati mogućnost slanja faksa. Integracijom sposobnosti automatske sekretarice, pristupa telefonskoj liniji uživo i snage potpuno prilagodljivog računalnog softvera, postoji neograničena kombinacija značajki koje se može koristiti softverom za automatsku sekretaricu.