Postoje deseci softverskih programa za web sastanke, ali svaki ima svoje prednosti i nedostatke. Na primjer, neki programi omogućuju zajedničko pregledavanje, naprednu audio podršku i prijenos datoteka s jednog računala na drugo. Međutim, nešto važnije od funkcionalnih značajki je kompatibilnost s operativnim sustavom. Postoje programi za web sastanke za
Microsoft®, Linux® i Mac OS®, od kojih neki nisu međusobno kompatibilni. Konačno, ovi programi mogu biti besplatni ili plaćeni jednokratnim ili mjesečnim naknadama, a ograničen je broj ljudi koji odjednom koriste program.
Neke vrste softvera za web sastanke imaju više značajki od drugih. Zajedničko pregledavanje, na primjer, popularna je značajka koja omogućuje glavnom korisniku računala da klikne na poveznicu web stranice, a svim sudionicima konferencije se prikazuju rezultati. Neki programi također dopuštaju prijenos datoteka bez potrebe da se odvojite od web sastanka jer je sučelje izgrađeno za brzo slanje datoteka. Jedna značajka koja raste u potražnji je kompatibilnost s pametnim telefonima, koja omogućuje pojedincu da prisustvuje videosastanku na webu putem mobilnog telefona.
Nije svaki softver za web sastanke kompatibilan sa svakim operacijskim sustavom računala. Ako organizator sastanka odabere program samo za Microsoft®, sve osobe s Mac OS® i Linux® isključene su iz sastanka zbog nekompatibilnosti sustava. Mnoštvo softverskih programa za sastanke na mreži kompatibilno je s najpopularnijim računalnim operativnim sustavima, međutim, kao što su Adobe Acrobat Connect®, Microsoft Live Meeting® i IBM Lotus Sametime Unyte®.
Iako su neki softverski programi za web sastanke dostupni besplatno, mnoge tvrtke odlučuju naplatiti uslugu. Ponekad su naknade strukturirane tako da male tvrtke s malo zaposlenih plaćaju mnogo manje od tvrtki koje žele konferenciju sa stotinama ljudi. Na primjer, neograničeno održavanje konferencija sa 15 osoba može biti jedna trećina cijene konferencije sa 100 osoba. Ove naknade nisu uvijek dostupne odmah, a prilagođenu ponudu možete dobiti pozivom ili slanjem e-pošte tvrtki.
Pronalaženje jeftinog softverskog programa za web sastanke koji se može nositi sa svim operativnim sustavima i koji ima sve željene značajke može biti zastrašujući zadatak. Općenito, vrlo uglađen softver s dobrim značajkama i velikim kapacitetom ne dolazi uz malu cijenu. Taj bi se trošak mogao nadoknaditi smanjenjem putovanja, jer tvrtka više neće morati slati zaposlenike stotinama milja daleko i nadoknađivati im troškove zrakoplovnih karata, hrane i smještaja.