Potraživanja su računovodstvena aktivnost koja uključuje primanje računa i plaćanje računa. Softverske aplikacije za potraživanja su automatizirani alati koji poduzeću omogućuju korištenje računalne tehnologije kako bi uklonili neke ručne radnje iz ovog procesa. Različite vrste aplikacija uključuju elektronički primitak računa, višestruke pakete računa za brojne dobavljače te elektroničke čekove i knjiženje plaćanja za finaliziranje računa dobavljača. U većini slučajeva, softverske aplikacije za potraživanja uključuju sve, što znači da jedan softverski paket rješava sve te zadatke. Modularni softverski paketi omogućuju tvrtkama da dodaju samo modul potraživanja postojećem softveru kako bi dovršili ove funkcije.
Računi su obično jedan dokument koji potvrđuje transakciju, kao što je kupnja robe ili usluga. Umjesto primanja papirnatih faktura putem pošte, softverske aplikacije za potraživanja mogu omogućiti elektronički prijenos i primanje takvih dokumenata. Na primjer, preuzimanje datoteke s web-mjesta dobavljača izravno u softver za račune potraživanja omogućuje pojedincima pregled dokumenata i stanje računa putem softverskog paketa. Elektroničke izjave također mogu funkcionirati na sličan način, odnosno preuzeti s web stranice. Time se štedi papir i sprječava gubitak ključnih računovodstvenih dokumenata.
Malo poduzeća ima samo nekoliko dobavljača ili dobavljača od kojih kupuju robu i usluge. Stoga softverske aplikacije za potraživanja imaju značajke koje omogućuju više brojeva računa i računa dobavljača. Višestruki računi potraživanja također mogu biti potrebni za grupiranje dobavljača prema vrsti ili ponuđenoj robi ili uslugama. Softverske aplikacije za potraživanja mogu ponuditi velike podjele opcija za razvrstavanje i upravljanje dobavljačima i drugim stavkama. Mnoge vrste softverskih paketa omogućuju prilagodbu sustava koji se koristi za upravljanje potraživanjima.
Druga svrha elektroničkog računovodstva je korištenje računala i softvera za uklanjanje određenih ručnih zadataka, kao što je pisanje čekova i saldo računa. Na primjer, nakon što tvrtka finalizira svoja potraživanja za određeno razdoblje, potrebni su čekovi za slanje na plaćanje, a računi se moraju očistiti kako bi se priznala plaćanja. Softverski paketi za potraživanja obično omogućuju ispis čekova pomoću računala; nakon što se ispiše, sustav također elektronički knjiži plaćanja čekom i finalizira plaćanja. U ovom trenutku, računovođe je jednostavno potrebno pregledati račune, provjeriti jesu li po potrebi balansirati i osigurati da nema pogrešaka. To dovodi do još jedne prednosti za ovaj softver: elektronička izvješća koja pomažu uravnotežiti račune potraživanja u glavnoj knjizi.