Postoji nekoliko vrsta telefonskih sekretarica koje pomažu profesionalcima u svim industrijama. Neke usluge u ovoj kategoriji uključuju automatizirane telefonske sekretarice, usluge uživo, internetske telefonske sekretarice i pozivne centre. Neke od tih tvrtki također mogu nuditi različite pakete telefonskih sekretarica usmjerenih prema određenim tvrtkama ili profesijama, kao što su liječnici, prodajni suradnici i odvjetnici.
Telefonska sekretarica uživo dolazi u nekoliko formata. Na primjer, u nekim službama rade kućni radnici kojima klijent prosljeđuje pozive kada želi pokrivenost. U drugim slučajevima, usluga javljanja uživo zapošljava veću radnu snagu na jednom mjestu kako bi osigurala telefonsku pokrivenost na telefonskim bankama. U oba slučaja, na dolazne telefonske pozive klijenta odgovara se na način na koji pozivatelj može vjerovati da je stigao u ured klijenta u kojem je živa osoba zaposlena kao recepcionar.
Pozivni centar je usluga telefonskog odgovora koja je prikladnija za pružanje usluga velikim tvrtkama s vrlo velikim brojem dolaznih poziva. Osim toga, kada je potrebna dvadesetčetvorosatna pokrivenost 7 dana u tjednu, pozivni centar čini praktičniji izbor, jer mnoge manje usluge ne nude ovu značajku. Pozivni centri zapošljavaju veće osoblje koje radi u smjenama kako bi osiguralo XNUMX-satna pokrivenost za klijente. Neke tvrtke imaju pozivne centre u sklopu vlastite organizacije, dok druge u tu svrhu angažiraju vanjske tvrtke.
Ne sadrže sve telefonske sekretarice osobu koja se javlja uživo. Neke su usluge automatizirane, koristeći softverske aplikacije ili internetsku tehnologiju. Iako ne pružaju prednost pozivateljima da ostavljaju dojam živog člana osoblja u uredu, ove usluge obično su znatno jeftinije od usluga javljanja s posadom. Osim toga, kako pozivatelji ostavljaju snimljenu glasovnu poruku, mogućnost pogrešaka u komunikaciji uvelike se smanjuje. Neke od ovih usluga također šalju trenutnu e-poštu ili tekstualnu poruku klijentu u kojem ga obavještavaju da je glasovna poruka upravo ostavljena, što navodi stručnjaka da provjeri ima li poruka čim se za to ukaže prilika.
Određene vrste telefonskih sekretarica imaju posebno obučeno osoblje usmjereno prema određenim industrijama. Na primjer, liječnik može zahtijevati telefonsku sekretaricu koja zapošljava pojedince s određenom razinom znanja osnovne medicinske terminologije. Ostale profesije koje bi mogle imati koristi od korištenja specijalizirane telefonske usluge uključuju odvjetnike i profesionalce u prodaji.