Varijabilni režijski troškovi su ona gotovinska plaćanja koja se mijenjaju na različitim razinama aktivnosti. Tvrtke moraju platiti te troškove tek kada započnu određenu aktivnost ili bilo koji broj aktivnosti zajedno. Računovođe imaju tendenciju grupirati varijabilne režijske troškove u kategorije koje uključuju proizvodnju, zaposlenike i veću grupu koja se naziva opći, prodajni i administrativni troškovi. Tvrtke mogu favorizirati ove troškove jer je zadržavanje kapitala jednostavno: smanjiti aktivnosti koje smanjuju gotovinu. U nekim slučajevima, međutim, varijabilni troškovi mogu biti veći na početku sve dok tvrtka ne dosegne unaprijed određenu cijenu za niže cijene.
Troškovi proizvodnje spadaju u jednu od tri kategorije: izravni materijali, izravni rad i varijabilni režijski troškovi. Sve tri ove kategorije dio su varijabilnih troškova poslovanja poduzeća. Izravni materijali su potrebni predmeti potrebni za proizvodnju određenog dobra. Izravni rad je radni sati koji se koriste za pretvaranje bilo kojeg izravnog materijala u konačni proizvod. Varijabilni režijski troškovi mogu biti bilo koji broj stavki, kao što su komunalne usluge, neizravni materijali za proizvodnju robe i osoblje za održavanje po satu, između ostalih vrsta.
Većina zaposlenika u poduzeću spada u opću kategoriju varijabilnih režijskih troškova. Ti pojedinci rade po satnicama, pri čemu je duži radni sati jednak višim individualnim plaćama za odgovarajućeg zaposlenika. Ovdje postoji opasnost da zaposlenici mogu naletjeti na prekovremeni rad, što obično predstavlja određeni broj sati koje zaposlenik radi iznad standardnog vremena. To može uvelike povećati varijabilne režijske troškove za osoblje u poslovanju. Ostali varijabilni troškovi zaposlenika uključuju porez na plaće koji se plaća od strane poslodavca iz blagajne tvrtke potrebnoj vladinoj agenciji ili odjelu.
Opći, prodajni i administrativni troškovi su troškovi koji se uključuju u račun dobiti i gubitka poduzeća. U stvarnom računovodstvenom smislu, ove stavke spadaju u klasifikaciju rashoda. Računovođe ih obično promatraju kao varijabilne režijske troškove jer su oni nužni izdaci za dobivanje resursa potrebnih za vođenje operacija. Primjeri ovdje mogu biti komunalije za urede, plaćanja za čišćenje objekata i prodajne provizije. Ti su troškovi često pod pomnim nadzorom kako bi se osiguralo da tvrtka ne premaši svoj proračun za varijabilne troškove.
U nekim slučajevima, tvrtka može biti na sustavu stepenica za varijabilne režijske troškove. Na primjer, kako tvrtka ima veće varijabilne troškove, dobavljači i dobavljači će ponuditi nešto niže cijene. To navodi tvrtku da s vremena na vrijeme poveća potrošnju kako bi primila ovaj pad cijene.