Različite vrste zadataka tijeka rada organizirane su prema fazi u kojoj se projekt nalazi. Zadaci tijeka rada obično su organizirani prema onome što treba učiniti na projektu, uključujući dizajn, potvrdu podataka, implementaciju, provjere kvalitete te testiranje i završetak. Softver za upravljanje projektima pomaže identificirati u kojoj se fazi projekt nalazi, koje zadatke treba dovršiti, tko je odgovoran za određene zadatke tijeka rada i kako će se odvijati proces primopredaje.
Dizajn i prezentacija obično su prvi skup zadataka tijeka posla. Kada je projekt u početnoj fazi, prikupljaju se informacije kako bi se odredili njegovi parametri i koji je željeni ishod. Specifikacije i opcije se istražuju u ovom trenutku. Primjer bi bila prodaja govornih i podatkovnih telefonskih linija.
U ovom scenariju, izvršni direktor ili prodajni predstavnik surađivao bi s kupcem kako bi odredio koju vrstu usluge možda traži. Prodajni bi predstavnik tada pregovarao o određenim vrstama proizvoda koji odgovaraju potrebama kupaca i sastavljao bi podatkovni list s tim specifikacijama. Narudžba postaje projekt koji se predaje timu za usluge i ispunjavanje koji provjerava informacije i obrađuje tehničke aspekte zahtjeva.
Druga faza zadataka tijeka rada ponekad se naziva potvrda podataka ili specifikacija. Projektni zahtjevi se provjeravaju kako bi se uvjerilo da su u skladu sa smjernicama tvrtke i ispunjavaju li zahtjeve za provedbu. Na primjer, ako korisnik zatraži uslugu koja nije dostupna u njegovom području, projekt ne može proći. Kod nekih projekata mogu se provjeriti kontakti s klijentima i podaci o naplati kako bi se olakšao proces implementacije, što bi moglo uključivati suradnju dobavljača trećih strana.
Implementacija uključuje rad s raznim odjelima i pojedinačnim kontaktima koji su odgovorni za različite detalje projekta. Tijekom ove faze obično se provodi nadzor kako bi se osiguralo da su ispunjeni datumi prekretnice. Možda će se morati dogoditi eskalacije i rješavanje problema između različitih uključenih pojedinaca kako bi se riješili problemi koji bi mogli kočiti projekt.
Druga vrsta zadatka tijeka posla je testiranje i kontrola kvalitete. Nakon što su detalji projekta dovršeni, često se provodi testiranje kako bi se osiguralo da je sve u ispravnom stanju. U primjeru govorne telefonske linije, nakon što je usluga instalirana, kupac i dobavljači testiraju liniju kako bi bili sigurni da funkcionira kako je navedeno.
Faza završetka projekta također se smatra zadatkom tijeka posla. Za to vrijeme mogu se pisati izvještaji, kao i analiza onoga što je dobro prošlo. Prijedlozi za poboljšanje također se mogu dati tijekom završetka. Projekt se obično označava kao dovršen nakon što uspješno prođe testiranje.