Vlasnicima tvrtki i pojedincima često se savjetuje da slijede standardne zahtjeve za čuvanje dokumenata u poslovne, porezne i pravne svrhe. Dužina potrebnog vremena ovisi o vrsti dokumenta u pitanju. Neki zahtjevi za čuvanje poslovnih dokumenata mogu biti kraći od jedne godine ili neograničeno dugo. U Sjedinjenim Državama postoje preporučeni savezni zahtjevi za zadržavanje, kao i državni zahtjevi za zadržavanje, au nekim slučajevima ti se sukobi. Postoje i zahtjevi za čuvanje dokumenata koji su specifični za poslovne evidencije i druge koji se odnose na porezne evidencije.
Poslovnu evidenciju često mora čuvati tajnik korporacije ili vlasnik malog poduzeća u razdoblju određenom regionalnim i nacionalnim zakonima. Razlog je taj što kupci i drugi mogu tužiti tvrtku, a ti zapisi mogu biti pozvani na sudski poziv kao dio procesa otkrivanja u građanskoj parnici. Vlada ga također može zaplijeniti zbog kaznenog postupka protiv vlasnika tvrtke ili tvrtke. Neke poslovne evidencije moraju se čuvati neograničeno u skladu sa zakonima u nekim jurisdikcijama, kao što su korporativni statuti i akti o nekretninama koje tvrtka posjeduje. Primjeri zapisa koji se često mogu zbrinuti nakon tri godine uključuju bankovne izjave o usklađivanju, evidenciju inventara i prijave za zapošljavanje.
Postoje i zahtjevi za čuvanje dokumenata jer se odnose na porezne evidencije. Na primjer, Internal Revenue Service u Sjedinjenim Državama preporučuje da se evidencija poreza na zaposlenje čuva najmanje četiri godine nakon datuma dospijeća izvorne porezne prijave. Često se preporučuje da se evidencija poreza na imovinu čuva neograničeno. Ostale porezne evidencije, kao što je zahtjev za povrat poreza nakon podnošenja poreza, trebaju se čuvati najmanje tri godine ili ako pojedinac duguje porez nakon podnošenja porezne prijave. Porezni stručnjaci često savjetuju poreznim obveznicima da vode evidenciju sedam godina nakon podnošenja prijave kako bi bili sigurni da neće biti podvrgnuti poreznoj reviziji, što se može dogoditi mnogo godina nakon podnošenja porezne prijave.
Priprema i planiranje tužbi ili zaštita u slučaju tužbe drugi su razlozi zašto pojedinci slijede standardne zahtjeve za čuvanje dokumenata. Preporuča se da pojedinci čuvaju određene evidencije na neodređeno vrijeme u pravne svrhe, uključujući vitalne evidencije kao što su rodni listovi i dokumenti o posvojenju. Često se preporuča da najmoprimci zadrže ugovore o najmu do isteka roka zastare, što znači da najmodavac ili najmoprimac više ne mogu podnijeti tužbu na temelju najma.