Različite vrste zapisnika okružnih sudova čuvaju se na okružnim sudovima gdje se vodio postupak i vode ih sudski službenici. Postoje različite vrste zapisa, uključujući elektroničke ili papirnate spise predmeta i podatke o spisima, povijesne zapise predmeta i arhivirane spise predmeta. Sadržaj spisa često uključuje sve sudske dokumente vezane za sudske postupke. To može uključivati zahtjeve koji se podnose i podnose okružnom sudu, pritužbe i izjave pod zakletvom. Javna evidencija je često besplatna za pojedince koji žele osobno otići na sud kako bi pregledali spise, iako sudovi u većini slučajeva naplaćuju naknade za izradu fotokopija.
Mogućnost pregleda elektroničkih zapisnika okružnih sudova često je zgodna za odvjetnike i druge pojedince koji trebaju pregledati spise predmeta na okružnim sudovima koji se nalaze u različitim regijama ili u cijeloj zemlji. Mnogi okružni sudovi dopuštaju javnosti pristup nekim svojim zapisima putem interneta, bilo putem web stranice suda ili vanjske službe. Na primjer, javni pristup sudskim elektroničkim zapisima, poznat kao PACER, je centralizirana usluga temeljena na webu koja korisnicima omogućuje istraživanje sudskih predmeta i predaju informacija s okružnih sudova u Sjedinjenim Državama uz naknadu. Riječ je o državnom programu koji financiraju porezni obveznici, a slične privatne i javne usluge korisnicima omogućuju istraživanje predmeta bez odlaska na okružni sud gdje su predmeti razmatrani. Korisnici se često moraju registrirati za korištenje usluge i platiti naknadu po stranici kako bi pregledali elektroničke zapise okružnog suda.
Papirnati spisi predmeta su zapisnici okružnih sudova koje pojedinci mogu pregledati posjetom sudu na kojem se vodio postupak, a neki od zapisa u papirnatim spisima predmeta možda neće biti dostupni u elektroničkoj verziji. U spisima predmeta nalaze se svi dokumenti podneseni i dostavljeni sudu u svezi sa sudskim postupkom. Na primjer, obje strane moraju podnijeti pravne zahtjeve tijekom suđenja iu skladu sa sudskim rokovima koji se temelje na pravilima i postupcima okružnog suda. Te podneske prikupljaju i zapisuju sudski službenik i osoblje te ih sastavljaju u spise. Okružni sudovi često drže na raspolaganju sudske spise na određeno vrijeme u zgradi suda prije nego što pošalju spise u arhiv.
Zapisnici okružnih sudova uključuju podatke o sudskim spisima, u kojima se navode stranke u svim predmetima koji se vode i datumi suđenja. Broj predmeta često je naveden na spisu. Pojedinci mogu koristiti sudske spise za istraživanje neriješenih predmeta i pronalaženje brojeva predmeta potrebnih za dobivanje spisa predmeta.