Prihodi i kapitalni rashodi aspekti su poslovnog upravljanja koji se na prvu čine vrlo sličnima. I prihodi i kapitalni rashodi bave se trošenjem novca kako bi se pomoglo poduzeću da preživi i raste. Ključna razlika između njih dvoje je namjera troškova i gdje novac ide. Prihodi su za kratkoročne troškove koji se kasnije ne koriste za rast tvrtke, kao što su popravci. Kapitalni izdaci su za dugotrajnu imovinu, kao što su nova vozila ili softver, koji će se koristiti za jačanje tvrtke.
Rashodi prihoda su novac koji se odmah troši u kratkoročne svrhe. To su troškovi povezani s imovinom, kao što je popravak, koji mogu, ali i ne moraju povećati vijek trajanja dane imovine. Rashodi prihoda češće su povezani sa svakodnevnim troškovima koje poduzeće akumulira tijekom svog životnog ciklusa.
Kapitalni izdaci su novac koji se troši na imovinu koja će povećati sposobnost tvrtke da ostvari profit ili radi na višoj razini učinka. Novi softver, vozila, strojevi i alati koji će se koristiti najmanje 12 mjeseci smatraju se kapitalnim izdacima. Kapitalni rashodi, za razliku od prihoda, gledaju se više kao investicija nego trošak, jer se koriste za jačanje poduzeća kako bi moglo bolje poslovati.
Prilikom kupnje kapitalne imovine, poduzeće će ili rasporediti trošak tijekom životnog vijeka imovine ili će ga odmah kupiti. Ako je imovina ona koja će deprecirati u vrijednosti, kao što je vozilo, trošak se obično bilježi tijekom životnog ciklusa. Ako će imovina ostati u istom stanju, kao što je softver, trošak se bilježi odjednom.
Iako bi kapitalni izdaci trebali donijeti rast i ojačati tvrtku, to nije uvijek slučaj. Ponekad kapitalni izdaci na kraju neće povećati profit. Investitori često gledaju na kapitalne izdatke kao na dobar znak, ali ulagači također moraju biti skeptični jer se poslovni profit možda neće povećati.
Iznosi prihoda i kapitalnih izdataka evidentiraju se na zasebnim računima. Razdvajanjem to dvoje ulagačima se olakšava da znaju kamo ide novac i olakšava obračun povezanih troškova oba izdatka. Neke tvrtke sudjeluju u računovodstvenim prijevarama u kojima se prihodi i kapitalni izdaci kombiniraju kako bi izgledalo kao da tvrtka troši sav svoj novac na kapitalne izdatke. To lažno navodi investitore da vjeruju da tvrtka troši veliku količinu novca na kapitalna sredstva kada to nije slučaj.