Održavanje papirologije u redu može vam pomoći da pronađete papire kada vam zatrebaju bez potrebe da ih tražite posvuda. Neki ljudi možda neće odvojiti vrijeme za organiziranje datoteka jer nisu sigurni odakle početi, ali važno je da sve bude u redu i nenatrpanosti. Iako se organiziranje datoteka može činiti malo vjerojatnim, pogotovo ako trenutno gledate u prepun ormarić za datoteke, to je vrlo izvedivo.
Postoje oni koji možda nisu sigurni koliko dugo trebaju čuvati svoje papire. Sve dok su vaši dokumenti bitni za porezne svrhe, važno je da ih čuvate od siječnja do završetka plaćanja poreza sljedeće godine. Nakon završetka vaših poreza, vaš računovođa može savjetovati koliko dugo trebate čuvati papire. Papiri koji se odnose na vaše poreze, medicinske kartone, račune za mirovinu i štednju te stambenu evidenciju trebaju se čuvati trajno. Papiri koji su relevantni za vaše skupe predmete kao što su nakit, automobili i antikviteti također bi trebali biti trajno čuvani. Izvodi o kreditnoj kartici koje biste možda željeli čuvati sedam godina i račune za komunalne usluge koje obično možete čuvati oko godinu dana.
Kada želite organizirati datoteke, možete si uštedjeti puno vremena i prostora ako se riješite onoga što vam nije potrebno. Svaki papir stavite na hrpu s drugim odgovarajućim papirima i sve što ne želite stavite na drugu hrpu da se usitnite. Nakon što smanjite veličinu, točno znate koliko vam je prostora potrebno za svoje datoteke.
Manila mape su korisne kada dođe vrijeme za organiziranje datoteka. Na kartici napišite što svaka mapa sadrži i stavite mape abecednim redom. Postavite papire sadržane u svakoj mapi po datumu, na primjer, stavite starije papire straga, a novije naprijed. Ne samo da je tako lakše pronaći ono što vam treba, već i kada trebate očistiti mape.
Papirnate datoteke nisu jedine datoteke koje se mogu neorganizirati; digitalne datoteke također mogu. Kako biste znali što trebate organizirati, prođite kroz svako područje vašeg računala i očistite datoteke koje vam više nisu potrebne, bilo da su slike ili dokumenti. Ako još uvijek želite datoteke, razmislite o njihovom prijenosu na USB memorijski ključ ili na prazan CD.
Kako biste organizirali datoteke, trebali biste odrediti određeno mjesto za svaku od njih. Baš kao i za papirnate datoteke, napravite pojedinačne mape na računalu prema određenim kategorijama. Na primjer, grupirajte svoje radne projekte u jednu mapu, a fotografije s određenog obiteljskog odmora u drugu i označite ih u skladu s tim. Bilo da ih trebate ili odlučite da ih u budućnosti želite izbrisati, točno znate gdje ih pronaći. Kako biste bili sigurni da sve ostaje organizirano, ne zaboravite ispravno označiti svaku digitalnu datoteku koju spremite i stavite je u odgovarajuću mapu.
Posjedovanje nesustavnih datoteka može dovesti do toga da budete iznemogli i frustrirani, ali ako ih jednom organizirate, možda ih nećete morati ponovno raditi. Njihovo stalno organiziranje spriječit će vas da iznova trošite vrijeme na početni proces organizacije. Odvajanje vremena za organiziranje datoteka može rezultirati time da ćete moći pronaći ono što vam je potrebno kada vam zatreba bez iscrpnog procesa pretraživanja. Osim toga, organiziranje datoteka na jednom mjestu spriječit će da postanu nered koji se prelijeva u ostatak vašeg doma.