Kada pišete poslovno pismo, od vas se očekuje da slijedite određene formate. Formati imaju neke varijacije i osim ako ne pohađate tečaj pisanja pisama, ljudi možda neće posebno mjeriti udaljenost između vrha stranice i vaših adresa, te između navedenih adresa i vašeg pozdrava. Najvažniji aspekt kada pišete poslovno pismo je da vaša svrha – zašto pišete pismo – bude vrlo jasna. Ipak, trebali biste biti upoznati s osnovnim formatom prije nego što se počnete brinuti o tome što i kako ćete pisati.
Ako koristite program za obradu teksta, provjerite ima li u programu predloške poslovnih pisama. One vam mogu olakšati posao jer imaju unaprijed postavljene margine i obično vas obavještavaju gdje točno postaviti stvari kao što su adrese. Ako nemate takav predložak, tada se vaše pismo može oblikovati na dva načina. Prvi se zove blok format, a drugi uvučeni format. Osim ako nije navedeno, možete koristiti bilo koji format ili bilo koju od njihovih varijacija. Velika razlika između ova dva formata je u tome što odlomci nemaju uvlake, a tekst može biti poravnat tako da je svaki redak iste duljine. U uvučenom formatu neće svi retki biti potpuno iste duljine, a prva rečenica svakog odlomka bit će uvučena s pet razmaka.
Postoje male varijacije sa svakim formatom, pa će ovo objašnjenje imati za cilj jedan način da brzo napišete poslovno pismo, koristeći blok format, bez opravdavanja teksta. Poslovno pismo treba imati sljedeće margine: jedan inč (2.54 cm) na vrhu, dnu, lijevo i desno. Provjerite svoj program za obradu teksta prije nego što počnete i postavite ove margine ako je potrebno. Font bi trebao biti 12 točaka, a Times New Roman je preferirani izbor.
Ako pišete na memorandumu tvrtke, ne morate započeti pismo svojom adresom. Ako koristite standardni papir, trebali biste početi na gornjoj margini svojom adresom. Nepotrebno je unositi svoje ime uz svoju adresu. Jednostavno navedite svoju adresu, a ako želite, broj telefona i email. Dodajte datum neposredno iza adrese. Možete uvući svoju adresu tako da bude u ravnini s desnom marginom, ali može jednostavno početi s lijeve margine, što je lakše.
Preskočite redak i napišite ime osobe kojoj pišete, njezino zvanje ili tvrtku i adresu. Svaki unos poput imena, naslova i adrese treba biti u zasebnom retku. Grad, država i poštanski broj trebali bi činiti zadnji redak. Za adresu je potreban sljedeći redoslijed: Tvrtka, Osoba, Titula i Adresa.
Preskočite još jedan red i započnite svojim pozdravom. Ovo bi trebalo biti formalno. Ako pišete gospođi Smith, napisat ćete Draga gospođo Smith:. Upotrijebite dvotočku umjesto zareza nakon pozdrava.
Odmaknite jedan redak dolje i započnite svoj prvi odlomak tijela. Obavezno jasno navedite namjeru pisma unutar ovog prvog odlomka. Upotrijebite dodatne odlomke, s jednim razmakom između, prema potrebi da proširite svoju točku ili date primjere. Nakon što završite osnovne odlomke, preskočite jedan redak dolje i napišite “S poštovanjem”, svoju završnu napomenu, zatim preskočite otprilike tri do četiri retka prije nego upišete svoje ime i naslov ako ga imate. Prije nego što se poslovno pismo pošalje poštom, ne zaboravite fizički potpisati svoje ime crnom tintom u razmaku između završnog i upisanog imena.
Cilj kada pišete poslovno pismo je učinkovito prenijeti svoju poantu. Ne možete biti učinkoviti ako je vaše pismo prepuno grešaka. Nemojte samo pokrenuti provjeru pravopisa, već također provjerite ima li u svom radu gramatičkih grešaka, često zbunjujućih riječi i interpunkcijskih problema. Pročitajte pismo naglas kako biste bili sigurni da jasno iznosite svoju tvrdnju. Koristite jednostavan jezik, ali izbjegavajte kontrakcije ili bilo koji sleng. Dobro napisano poslovno pismo koje izravno dolazi do točke vrlo je važno, pogotovo ako pišete iz drugog poduzeća. Vaša sposobnost da napišete poslovno pismo koje je lako razumljivo i bez grešaka odražava se na profesionalnost vaše tvrtke.