Svaki proces kupnje koristi četiri osnovna koraka: utvrđivanje potrebe, licitiranje, kupnju i evaluaciju. Svaki korak može imati nekoliko komponenti, od kojih se neke možda ne odnose na svaku kupnju. Često se koraci dovršavaju slučajno i u vrlo kratkom vremenskom razdoblju. U drugima je svaki korak formaliziran i može potrajati dosta vremena.
U fazi utvrđivanja potreba u procesu kupnje potencijalni kupac procjenjuje svoje potrebe. To uključuje utvrđivanje onoga što želi postići, koliki će biti njegov proračun za potrošnju i koje su značajke potrebne i željene. Ovaj korak također može uključivati istraživanje proizvoda kako bi se otkrile mogućnosti i opcije za koje kupac možda ne zna da su dostupne.
Utvrđivanje potrebe događa se je li odluka jednostavna kao čovjek koji želi kupiti ručak ili složena kao IT menadžer koji ocjenjuje novi integrirani računovodstveni sustav upravljanja. Muškarac koji traži ručak vrlo brzo će odrediti svoje potrebe. Možda zna da mu je potrebna hrana, da želi potrošiti određenu količinu, da ima samo 30 minuta za ručak i da je raspoložen za salatu. IT menadžer će se možda morati posavjetovati s nizom strana kako bi utvrdio potrebe i ograničenja prije nego što može prijeći na sljedeću fazu.
U fazi nadmetanja u procesu kupnje, kupac istražuje dostupne dobavljače i traži cijene. To može biti jednostavno poput osobe koja je na ručku koja koristi svoj proračun kako bi utvrdila da treba biti pokroviteljica restorana brze hrane, a zatim prolazi kroz mentalni popis takvih objekata u blizini njegovog poslovnog mjesta. IT menadžer vjerojatno će istražiti dostupni softver i pružatelje usluga, izdati zahtjev za ponudu, a zatim procijeniti ponude kako bi odredio koja najbolje odgovara potrebama njegove tvrtke.
Treća faza procesa kupnje je stvarna kupnja. Za čovjeka koji kupuje ručak, ovo je jednostavno kao naručiti hranu, platiti na prozoru i otići. Za IT menadžera, to može uključivati pregovaranje o cijeni, dobivanje odobrenja za kupnju, potpisivanje ugovora, preuzimanje proizvoda i plaćanje računa.
Proces kupnje obično završava fazom evaluacije. Tu kupac odlučuje je li dobro kupio i hoće li zadržati proizvod ili će ponovno poslovati s dobavljačem. Za ručak to znači pojesti njegov obrok i odlučiti je li dobar. Za IT menadžera to znači procjenu učinkovitosti sustava tijekom vremena. U nekim slučajevima, ova faza procesa može uključivati pozivanje na jamstva ili jamstva i može čak dovesti do povrata proizvoda ili zahtjeva za povrat novca.